Excelのブックの共有機能
Excelにはブックの共有機能があることを知っているでしょうか。
そもそもブックというのはエクセルのシートのファイルを表しています。Excelでは一つのファイルに複数シート作成することが可能なので、Excelファイルをブック、ブック内のシートはシートと呼び分けています。
そのブックを共有することで、他の方とリアルタイムで同時に編集できたり、編集者全員の変更履歴などを管理・保存することも可能です。
Excelのブックの共有機能のメリット・デメリット
Excelブックの共有機能はメリットもあればデメリットも存在します。
ですので、まず最初はメリットとデメリットそれぞれ見ていきましょう。
メリット
まず最初はメリットからです。
リアルタイムで同時に編集可能
一番のメリットが、リアルタイムかつ複数人で編集可能なということです。
エクセルファイルを編集するたびに編集したい人がファイルをダウンロードし、編集が終わったらファイルをアップロードして上書き。別の人がまたダウンロードして編集し、またアップロード。という無駄がなくなります。
編集したけどアップロードし忘れて更新できていなかったというトラブルも防げるので、エクセルを多用する人はかなり便利と思います。
ファイルを毎回送る必要がない
ブックを共有した場合、リアルタイムで編集可能なのでファイルを毎回送る必要ありません。
保存した内容は自動的に同期されるので、変更の都度ダウンロードする必要がないのです。
デメリット
メリットもあればデメリットも存在します。順番に見ていきましょう。
一部機能が制限される
ブック共有した場合、一部の機能が制限されます。
制限される機能は以下のとおりです。
セルの結合機能
セルの範囲挿入・範囲消去
シートの消去
グラフ機能
ピボットテーブル機能
これらの機能は共有しているブックでは使用できません。
使えない機能はこのようにグレーアウトして選択できないようになっています。
Excelのブックの共有機能の使用方法
Excelのブック共有は簡単に行えます。
まず最初は共有したいブックをExcelで開いておきましょう。
以前のExcelではブック共有ボタンが初めから表示されていますが、最新のExcelの初期設定ではブック共有ボタンが非表示になってます。ですのでまず最初はブック共有ボタンの表示設定を変更します。
共有ボタンの設定変更
リボンメニューのどこかを右押してコンテキストメニューを表示し、「リボンのユーザー設定」を選びます。
「コマンドの選択」を「リボンにないコマンド」に切り替えます。
下の項目一覧から「ブック共有(レガシ)」を見つけ出します。
項目はアルファベット・五十音順にソートされているので見つけやすいはずです。
次に右側の「校閲」を押した後、「新しいグループ」を押します。
その後、「ブック共有(レガシ)」を押し、続けて「追加」を押します。
間違えて「削除」を押さないよう気をつけてください。
続けて「変更の追跡(レガシ)」と「共有の保護(レガシ」、「ブックの比較と反映」を追加します。
追加し終わったら「OK」を押してオプションを閉じます。
これで校閲タブにブック共有関係のボタンが全部表示されたはずです。
ブックの共有方法
ボタンの追加さえ終わればブックの共有は簡単です。
共有したいブックを開いた状態で「校閲」タブを開き、「ブックの共有(レガシ)」を選びます。
すると現在ブックを開いているパソコンのユーザー名が表示されます。
「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します」にはチェックを入れずに「OK」ボタンを押します。
チェックを入れると排他モードが無効になり、コピーなど一部の操作でエラーが発生することがありますので気をつけてください。
これでブックの共有モードを有効化が可能でした。
あとは用意したネットワークドライブやOneDriveに共有済みブックをアップロードし、そのファイルを編集することで、複数人で同時に編集可能なようになります。
１回ファイルを共有してしまえば、変更があるたびにブックファイルの受け渡しや再ダウンロードを行う必要はありません。
変更履歴機能の設定変更方法
共有ブックは誰がいつどのセルを編集したのかがわかる変更履歴機能が用意されています。
設定を変更していない限りは有効化されていますが、こちらの設定を変更・チェックする場合は以下のやり方で行います。
校閲タブに追加した「ブックの共有(レガシ)」を押します。
開かれたブック共有設定画面の「詳細設定」タブに切りかえると、変更履歴設定のチェック・変更を行えます。
変更履歴の保持期間など細かく調整可能なので、必要に応じて変更しましょう。
ブックの共有をオフにする
共有化したブックの共有設定を解除したい場合はボタン一つで行なえます。
ブックの共有設定を解除する場合は校閲タブの「ブックの共有を解除」を押します。
すると同時編集ができなくなり、誰かがブックを開いている間は「編集のためロックされています」と表示されるようになります。
再度同時編集可能なようにしたい場合はもう１回ブックの共有設定を有効化してください。
ブックの共有で起こるエラーと対処法
ブックの共有ではいくつかトラブルが発生することもあります。
ありがちなトラブルをいくつか見ていきましょう。
保存できないエラー
共同編集しているブックを保存しようとしたら、保存にヘマをしてしまうというときがあります。
この場合は以下に当てはまる可能性があります。
アクセス制限付きのネットワークドライブに保存しようとしている
管理者権限がないと保存できないフォルダに保存しようとしている
ありがちなのが、ネットワークドライブを利用しているパターンです、ブックの共有設定を行ったユーザーはアクセス可能なものの、その他のユーザーはアクセスできないネットワークドライブを利用していると保存に失敗します。
ですので、共有ブック参加者全員にアクセス権限があるドライブ・フォルダを使うようにしてください。
ブラウザーで編集できません
OneDriveを使用して共有されたブックのURLを開くと、読み取り専用モードで開かれます。
読み取り専用を解除しようと「ブックの編集」をクリックすると「ブラウザーで編集可能でせん」と表示されてしまうことがあります。ここでダウンロードして開いても共有機能が使えません。
これはブックを共有したユーザーのOneDriveにファイルを作成する権限がないことが原因です。ですので、ブック共有者からOneDriveへのアクセス権限を付与してもらってください。
「編集のためロックされています」と表示される
これはブック共有設定を解除した人が開き続けていることが原因です。
この場合、ブック共有設定が解除されたまま開いている人を特定し、ブック共有設定を有効化してもらうか、一旦閉じてもらいましょう。
また、エクスプローラーのファイルプレビューでも発生することがあります。
これも誰かが編集している扱いとなるため、誰も開いていないはずなのに「編集のためロックされています」と表示される場合はプレビュー表示を疑いましょう。
プレビューしていたら、プレビューするファイルを他のファイルに切り替える・エクスプローラーを閉じるなどで対処可能です。
「共有違反のため保存されませんでした」と表示される
かなり古いWindows7・Windows Vistaを利用している場合に限り「共有違反のため保存されませんでした」というエラーが発生することがあります。
これはWindowsエクスプローラのサムネイルキャッシュ作成処理とExcelの保存処理が競合することで発生する問題で、Windows Updateを行うことで解決します。
インストールすべき更新プログラムは以下の二つです。
982125：2007 Office system 修正プログラム パッケージ (2010 年 4 月 27日) について
983314：Office Excel 2007 修正プログラム パッケージ (2010 年 6 月 29日) について
Windows7・Windows Vista利用者かつ10年以上アップデートしていない場合はこちらの更新プログラムを適用しておきましょう
2007 Office system 修正プログラム パッケージ
(Excel の x-none、msp、none、msp-グラフの x、Xlconv-x-none、msp) パッケージの Office Excel 2007 修正プログラム
Windows8以降は初回リリース時から既に修正済みの問題であるため、このようなエラーが発生することはありません。