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『Google Vault』の使い方、メリット!【パソコン、スマホ、タブレット、証拠を電子保存する】

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Google Vault

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民事訴訟の手続きの中で「証拠開示制度」というものがありますが、アメリカではこれを「Discovery」と呼びます。そこから派生し、情報が電子化されている現在、電子処理によるこうした制度のことを「eDiscovery」と称します。Google Vaultとは「eDiscovery」に対応するのでのツールです。

企業であれば、社内ドキュメントや社内コミュニケーションの情報は、状況によって情報証拠として開示を要求されることがあります。Google Vaultの基本機能は組織内部の情報運営と統制ですが、こうした状況に対するリスク対策として機能するような使用方法が可能なようにサービスが組まれています。

有料サービスのエディションとして含まれている

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Google VaultはGoogleが提供する「G Suite」というビジネス仕様のグループウェアサービスのオプションとして提供されています。

「G Suite」の基本的なパッケージ内容は、社内のメール、カレンダー、ストレージ、ドキュメント等の情報を一括管理してパソコン、スマホタブレットのどの端末からもアクセス・維持管理可能なようにカスタマイズした総合サービスです。

「G Suite」は有料サービスで、エディションのグレードが3つ用意されています。基本グレードから価格順に「G Suite Basic」「G Suite Business」「G Suite Enterprise」となります。

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それぞれのプランの価格は、「G Suite Basic」価格:1ユーザー月額600円、「G Suite Business」価格:1ユーザー月額1200円、「G Suite Enterprise」価格:1ユーザー月額3000円となっています(2019年2月現在)。

Google Vaultは「G Suite Business」と「G Suite Enterprise」のプランには含まれていますが、「G Suite Basic」のプランではGoogle Vaultは対象外のため、「G Suite Basic」のユーザーがGoogle Vaultを使用する場合は、改めてGoogle Vaultを契約する必要があります。費用は追加で1ユーザー月額600円です。

「G Suite Basic」ユーザーがGoogle Vaultを使用する場合は、「G Suite Business」にアップグレードした方が良いと思います。同額で使用可能なサービスも多くなります。そうしたプランの使用方法の方が費用的にお得です。

その他に「G Suite for Education」「Drive Enterprise」という特別プランも用意されていますが、こちらのプランでもGoogle Vaultの使用は可能です。

また、「G Suite」をオンライン上で買ったユーザーは、お試し期間として30日間無料でGoogle Vaultを使用することが可能です

Google Vaultの機能

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Google Vaultでは、Gmail、ハングアウトのチャット、Googleトークのチャット(履歴オンの状態)、Googleトークのチャット(オフレコ解除の状態)、Googleグループ、Googleドライブ、チームドライブ、Hangouts Chat での会話、に関する情報管理を行う機能を所持しています。

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Google Vaultの使用方法

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Google Vaultの使用方法を説明します。Google Vaultでは前述の情報管理機能をもとに、下記の用途に対応しています。

訴訟のためのデータを保存する

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訴訟のような非常事態に備えて、一元管理のもと、日常の業務情報をアーカイブに保存しておくことが可能です。万が一のときに迅速に必要情報を提出可能なように、日々情報の保存が行われます。

管理者がある一定の期間の情報保管を設定すれば、ユーザーが情報を消去(ゴミ箱を空にするなど)しても、システム内にその情報を保持することが可能です。ユーザーの画面では消去されたように見えても、管理者側でその情報の検索や書き出しが可能です。

逆に、保管期間を過ぎた情報を消去するように設定すれば、ユーザーアカウントと紐づけが完全になくなる状態で情報を消去可能です。

一定の期間データーを保持し消去する

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アーカイブに保存した業務情報を整理することが可能です。具体的には保持期間を設定して定期的に業務情報を整理し、不要な情報は消去してデータベースを管理します。保持期間の設定は管理者の判断で行います。コーポレート・ガバナンスの保持、コンプライアンスの維持を考慮して設定・整理を行います。

データを検索する

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保存した業務情報を必要に応じて検索して、情報収集を行うことが可能です。業務情報はそれぞれのユーザーアカウントと同期しているので、情報を求められたとき、即時的に情報を提供可能です。

操作情報のチェック

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「G Suite」使用下において、組織内に不正な動きや、情報を持ち出すような動きがないかチェックするのでに、監査レポートを作成可能です。定期的に作成される監査レポートによって、管理者は組織内の状況をチェックします。監査レポートはCSV形式で書き出され、任意の表計算ソフト・ビューアで情報を見ること可能です。

データを書き出す

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検索結果や監査レポートのファイルをダウンロードすることが可能です。ダウンロードファイルの形式は、基本的にmbox形式、もしくはPST形式の選択が可能です。

Google Vaultを使用するメリット

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Google Vaultを使用するメリットについて説明します。

価格が低コスト

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Google Vaultは前述したとおり、「G Suite Business」と「G Suite Enterprise」のプランの価格に含まれたサービスです。要するに、これらのプランのユーザーは「eDiscovery」対策をするとき、コストがかからないことになります。これは管理者としては十分なメリットです。

通常であれば、こうしたリスク対策として別枠でコストをかけてシステムを導入するわけなので、Google Vaultの導入は価格的にかなり低コストといえます。

電子証拠の開示が可能

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Google Vaultによって、不祥事や裁判などに備えて、社員間のコミュニケーション情報を電子的に保持することが可能です。また、裁判所から情報開示の要請があったときは、Google Vaultを使用して、必要な情報を迅速に取りまとめて提出することが可能です。こうした点は、Google Vault導入の大きなメリットといえます。

他のGoogle Vault導入のメリットとしては、こうした電子情報を保持していることを社内開示すれば、社内の行動が監視されていることを意識づけ、社内に不祥事が起こらないように働きかける抑止力にもなります。電子情報保持という情報管理のもう1つの使用方法です。

ダウンロード・メンテナンスが不要

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Google Vaultとはクラウドベースの情報管理サービスです。なので、Google Vault導入に関しては、初期設定としてソフトのダウンロードは行いません。要するに、Google Vault導入後のメンテナンス作業も発生しません。そうした初期設定や維持管理の点で、Google Vaultのシステムの使用方法に気をわずらわすことはありません。

Google Vaultでの気を付ける点

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Google Vaultのサービス使用における気を付ける点について説明します。

消去されたデータはチェック・復元できない

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Google Vaultの設定で消去されたデータは、後になってチェック・復元できないことを良く認識する必要があります。

保持ルールの設定

Google Vaultの情報保持ルールの設定は慎重に行いましょう。設定ミスを回避する対策として、ルール設定のときは、事前に限られたグループ内でテスト試行を行うと良いと思います。

ユーザーアカウントの消去

Google Vaultのシステム上、情報がユーザーアカウントから完全に消去さると復元可能でせん。Google Vaultの情報保持ルールの設定に誤りがないよう十分気を付けましょう。

まとめ

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コーポレート・ガバナンスの保持やコンプライアンスの維持に極力努めても、完全に問題が起こらないように管理することは難しいと思います。逆に、なにか不祥事が起こったときに適切な情報開示が可能な体制を整えることが、大事であると捉えるべきです。
コンプライアンス
Pixabay logoPhoto by bsdrouin

Google Vaultのサービスを導入すれば、電子的に組織内の情報を一元管理・整理可能なので、力強い味方となって組織をサポートしてくれると思います。