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Googleフォームの自動返信機能の設定方法!【届かない原因、対処法pc、スプレッドシート、コード】

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Googleフォームの作成

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Googleフォームの自動返信機能はオンラインでの買い物やアプリの登録のときに、「ご注文ありがとうございます」や「申し込みを受け付けました」などの内容で送られてくるメールに利用されているシステムです。

この自動返信の機能を使うためには、まずGoogleフォームの作成をする必要があります。Googleフォームの自動返信の設定は手順が多く、コード記入などがありますが、ひとつひとつの操作は簡単です。

まず基本的なGoogleフォームを作って、スプレッドシートを作成し、その上でスクリプトエディタからトリガーを設定していきます。

タイトルの設定

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自動返信機能付きのGoogleフォームを作成する方法は、まず基本的なGoogleフォームを作成します。Googleドライブへアクセスし、トップ画面を下にスクロールします。
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トップ画面を下にスクロールすると中央付近に「フォーム」という項目が表示されるので、矢印アイコンがついている作成を押してください。
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はじめてGoogleフォームを開く場合は「使用方法ガイド」が表示されるので、押してフォーム記入方法やGoogleフォームの自動返信の使用方法をチェックしておきましょう。
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使用方法ガイドを見ることした後にGoogleフォームを開くと、すでにフォーム記入用のフォーマットが表示されているので、「無題のフォーム」を押してタイトルを設定します。

ロゴの設定

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Googleフォームにロゴを追加する方法は、まずフォーム編集画面右にあるアイコンバーの画像アイコンを押します。
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「アップロードする画像を選択」というアイコンが表示された画面になるので、このアイコンを押してください。
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パソコンのエクスポートが開いて、保存してある画像が一覧で表示されるので、その中からあらかじめパソコンに保存しておいた会社や店舗のロゴを選びます。

フォーム記入したいロゴを選びたら、エクスポートの右下にある「開く」アイコンを押します。
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ロゴや画像を選びたらGoogleフォームへのアップロードが始まるので、データの処理が終わるまで数秒間待ちます。

Googleフォームの編集画面に画像やロゴが反映されます。こうしたロゴや画像はGoogleフォームのヘッダーに設定することも可能です。

ロゴのヘッダーへの設定

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ロゴや画像をGoogleフォームのヘッダーに設定したい場合は、編集画面右上にあるパレットアイコンを押します。
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「画像を選択」という項目をクリックするとパソコンのエクスポートが表示されるので、先ほどの手順と同様にロゴを選びて設定します。
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ロゴや画像に合わせてGoogleフォームのカラーを変更したい場合は下にあるパレットの中から好きな色を選びて、右上のバツアイコンを押しましょう。

質問項目の設定

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次にGoogleフォームをお問い合わせフォームに使う場合に必要になる、お客様からの質問項目を設定していきます。アイコンバーのプラスアイコンを押しましょう。

「質問」と薄灰色で表示された項目を押して「問い合わせ内容」「問い合わせ項目」などの名目を設定していきます。
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問い合わせをする人に必ず記入してほしい項目には、右下にある「必須」のチェックアイコンを押してオンに設定しておきます。
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「お名前」や「ご連絡メールアドレス」の質問事項は1行で答えるのが通常なので、「記述式」を選びておきましょう。
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質問項目を追加したい場合は、アイコンバーのプラスアイコンをもう1回押して追加してください。

回答後に表示するメッセージの設定

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Googleフォームのお問い合わせフォームにお客様が記入し、送信した後に表示するメッセージを設定する方法は、まず編集画面右上にある歯車アイコンを押します。
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表示されるポップアップの「プレゼンテーション」というタブを押して、そこから問い合わせ後のメッセージを設定していきます。
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確認メッセージという項目にある「回答を記録しました」という薄灰色の文字を押してください。
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お問い合わせ内容や会社のサービスに沿った確認のメッセージが記入で来たら、右下にある「保存」を押します。

回答格納用のスプレッドシートの作成

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Googleフォームのお問い合わせフォームに寄せられた質問をExcelのようなスプレッドシートにひとまとめにすると、データを管理しやすいです。
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Googleフォームの編集画面上部にある「回答」タブを選びて、スプレッドシートアイコンを押しましょう。
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スプレッドシートの設定画面が表示されたら、「新しいスプレッドシートを作成」のチェックアイコンをオンにして、「無題のフォーム(回答)」を押します。
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「問い合わせ回答シート」など分かりやすい名前を設定して、右下にある「作成」を押してください。

Googleフォームで自動返信の機能を使うためには、まず普通にフォームの基盤を作成する必要があります。フォームの基盤の作成方法は自動返信を使う場合でも、自動返信を使わない場合と同じです。

問い合わせの内容の数や画像ロゴの有無は、自動返信の機能に関係ないので必要ない場合は記入しないでも問題ありません。

Googleフォームで新規作成するときは、Googleドライブにログインする必要がありますが、Googleアカウントを所持していればGoogleに登録してあるメールアドレスやパスワードなどを記入しないでログイン可能です。

Googleフォームのチェックのときにももちろんメールアドレスやパスワードの記入はいらないので、手間がかかりません。

スクリプト

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Googleフォームの自動返信機能の設定方法は、これまでのフォーム記入の基盤を設定し終えた状態からだと簡単です。

Googleフォームのスクリプトからコードを書き替える必要がありますが、リンク先からコピーしてペーストるだけなので初心者でも可能です。

スクリプトを設定する

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Googleフォームでスクリプトから自動返信機能を設定するのでには、スプレッドシートを開く必要があります。フォーム記入をしたスプレッドシートを起動しましょう。

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Googleフォームの編集画面で回答タブからスプレッドシートのアイコンを押して、スプレッドシートの設定をしていきます。
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Googleフォームのスプレッドシート上部にある「ツール」を押してください。ツールに関するメニューを表示しましょう。
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スプレッドシートのツールメニューから「スクリプトエディタ」という項目を押して、このツールからコピーしたGoogleフォームのコードをペーストしていきます。
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Googleフォームのスクリプトエディタの画面で上部にある「無題のプロジェクト」を押して、プロジェクト名を変更していきましょう。
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プロジェクト名を変更という画面になったら、「無題のプロジェクト」という項目を押してください。
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Googleフォームのスクリプトエディタのプロジェクト名が設定できたら、画面左下の「OK」を押しましょう。

コードを編集して貼り付け

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Googleフォームのスクリプトエディタのプロジェクト名を設定したら、コードをペーストしていきます。コードは表を参考に、下のリンクからコピーして、ペーストしてください。

Googleスプレットシートの
変更をされた場合のデータ取得 SpreadsheetApp、getActiveSheet();
行数を取得 getLastRow();
列数を取得 getLastColumn();
シートのセルをデータ取得 getDateRange()、getValues();
メールの送信 GmailApp、sendEmail(アドレス,タイトル,文章);

Googleフォームの自動返信に関するコードをコピーしてペーストするのではなく、一から自分自身で記入して組み立てると、ミスが生じる可能性が高いです。しかもコピーしてペーストるのと違い、とても時間がかかってしまいます。

時間をかけて大変な思いをして記入したコードが間違っていた場合は、さらに時間をかけてコードを修正する必要が出てきます。リンク先からコードをコピーして、ペーストすることで初心者でもミスなく自動返信のシステムが作れるのです。

ペーストするコードにはGoogleフォームの自動返信メールによく利用される定例文も記載されていて、同時に張り付け可能です。ペーストするコードの中にある定例文の一部を、使うフォームに沿った内容に変更するだけでいいのです。

***「リソース」内の「現在のプロジェクトのトリガー」を開く

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コピーしたコードをペーストできたら、Googleフォームのスクリプトエディタにある「リソース」を押してください。
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「現在のプロジェクトのトリガー」という項目を押して、現在のプロジェクトのトリガー編集画面を開きます。

プロジェクト名を付ける

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Googleフォームのスクリプトエディタから、現在のプロジェクトのトリガー編集画面に変わったら、画面右下にある「トリガーを追加」アイコンを押します。

このポップアップに表示される編集項目から、現在のプロジェクトのトリガーのプロジェクト名を設定しましょう。

プロジェクト名は現在のプロジェクトのトリガー画面で設定しなくても、スクリプトエディタのプロジェクト名をそのまま使用する場合もあります。その場合は、現在のプロジェクトのトリガー名は設定が不要です。

Googleフォームのスプレッドシートのツールメニューからトリガーの編集画面へ移動したら、残りの工程は少ないです。

トリガーの設定

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次にGoogleフォームのスクリプトエディタから現在のプロジェクトのトリガーを設定していきます。現在のプロジェクトのトリガーを設定する方法は、まず「実行する関数」という項目で「auto_reply」を選びます。

「イベントのソースを選択」という項目で「スプレッドシートから」を設定、「イベントの種類を選択」という項目で「フォーム送信時」を設定しておきましょう。そして、現在のプロジェクトのトリガーの次の画面から許可をチェックしていきます。

スプレッドシートのツールメニューからの工程はややこしいですが、コードをコピーしてペーストるコツさえ押さえていれば、初心者でもミスなく可能です。

「許可をチェック」をクリック

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トリガーの設定し終わったら「保存」をクリックすると、「承認が必要です」というポップアップが表示されるので、「許可をチェック」というアイコンを選びましょう。

許可がチェック可能なまでは時間がかかることがありますが、「許可がチェック可能でした」や「認証可能でした」などのメッセージは表示されません。

トリガーの編集画面に戻るだけですので、そこに設定したスプレッドシートの設定項目が表示されているかどうかで判断しましょう。

「許可をチェック」を押して認証されると、現在のプロジェクトのトリガー画面に切り替わります。もし「許可をチェック」を押しても認証されない場合は、以下の対処法を試してみてください。

アドオン

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もしGoogleフォームのスクリプトエディタから現在のプロジェクトのトリガーを設定して「許可をチェック」を押したのに認証されなかった場合は、フォーム通知のアドオンをダウンロードしましょう。

フォーム通知のアドオンをダウンロード

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Googleフォームのスクリプトエディタから現在のプロジェクトのトリガー認証に失敗した場合は、もう1回「許可をチェック」を押してから「認証」ボタンを押してください。

自動でGoogleアカウントの選択画面に切り替わるので、そこでGoogleフォームで使用するアカウントを選びましょう。

「許可をチェック」と「認証」をクリックすると、「このアプリは認証されていません」という画面が表示されるので左下にある「詳細」を押してください。

詳細を押しても次の画面に切り替わらないので、これまで記入してきた項目が消えてしまう心配はありません。

Googleフォーム画面で通知設定を行う

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画面下に追加で詳細事項が表示されるので「設定したプロジェクト名(安全ではない)に移動」という項目を押してください。

「(設定したプロジェクト名)がGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしています」という画面が表示されるので、右下にある「許可」を押しましょう。

現在のプロジェクトのトリガー画面に戻り、設定したトリガーが一覧に表示されていたら「許可をチェック」の項目が認証できたということになります。

ここまでの通知設定が終了したら、今度は正確に自動返信されるか、実ときにGoogleフォームに記入して試してみましょう。

Googleフォームに回答されたら通知する設定

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Googleフォームのスクリプトエディタからトリガーを設定できて許可をチェックできたら、今度はフォームに回答されたら通知が届くように設定していきます。

スプレッドシートの通知ルールを設定する

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Googleフォームへの回答が合った場合に通知が来るよう設定する方法は、まずスプレッドシートのツールを押します。ツールのメニューから「通知ルール」を選びます。
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ツールメニューから開いたポップアップの「次の場合に通知する」という項目で、「ユーザーがフォームを送信したとき」を選びてください。
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メールの頻度を「1日1回」か「その都度」か選びたら、通知ルールの画面右下にある「保存」ボタンを押しましょう。ツールメニューからは自動返信メールの設定だけではなく、このように通知の設定が可能です。

Googleフォームの自動返信機能の動作検証

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スプレッドシートのツールからフォーム記入や自動返信の設定などが終了し、許可をチェックできたら、実ときにあなたがGoogleフォームを送信してみて自動返信されるか検証してみましょう。

自分自身のメールアドレスをフォームに記入

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フォーム記入をして、自分自身のメールアドレスもGoogleフォームに記入したら、画面右上にある送信ボタンを押します。ここで記入するメールアドレスは、すぐにチェック可能なパソコンやスマホのアドレスにしましょう。

自動返信が届くかチェックする

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ツールメニューから設定してフォーム記入をしたら、Googleフォームから自動返信メールが送られてくるまで待ちましょう。自動返信メールが送られてきたら、メールの文章が文字化けしていないか、誤字脱字がないかチェックしてください。

Googleフォームの自動返信が届かない時の対処法

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もし自動返信のためのトリガーでの許可をチェックできてフォーム記入をしたのに、自動返信のメールが送られてこない場合は、どうしたらいいのと思いますか?ここからは、Googleフォームからメールが自動返信されない場合の対処法を説明していきます。

設定の抜け漏れがないかチェックする

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設定したはずなのに自動返信のメールが送られてこない場合は、設定漏れがある可能性が高いです。自動返信のコードはリンク先からコピーしてペーストすれば、ミスする心配がありません。

Googleフォームをスプレッドシートのツールメニューから設定する工程をチェックして、フォーム記入に漏れがないかチェックしましょう。設定漏れを発見した場合はすぐに設定を修正してください。

設定を修正で来たら、もう1回Googleフォームから送信して自動返信メールが来るのを待ちましょう。

迷惑メールに分類されていないかチェックする

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Googleフォームから自動返信されてくるメールは、ときどき迷惑メールに含まれてしまう可能性があります。あなたのメールアプリで迷惑メールボックスをチェックして、迷惑メールに部類されていないかチェックしてみましょう。

もし迷惑メールに部類されている場合は、メールアプリの設定を変更することで受信ボックスに表示されるようになります。ただ迷惑メールに分類されていても、メールの内容が正しければGoogleフォームを共有してしまっても問題ありません。

フォーム記入に間違いがないかチェックする

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Googleフォームでの設定がきちんとされていて迷惑メールにも部類されていないようなら、あなたが送信するときのフォーム記入に間違いがないかチェックして、もう1回送信してみましょう。

もしGoogleフォームで「あなたのメールアドレス」や「ご連絡メールアドレス」の項目に記入ミスがあると、自動返信のメールはあなたのところに届きません。ただの動作チェックですが、正しい内容を記入してください。

Googleフォームから送信して自動返信でメールが届いたら、オンラインで共有して実ときにお客さんやアンケート対象者に回答を送信してもらいましょう。

まとめ

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Googleフォームの設定方法や自動返信の設定方法は簡単です。コードの記入をリンク先からコピーして張り付けすればミスも防ぐことが可能です