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Googleカレンダーを特定ユーザーと共有『追加』する方法!【スマホ、pc、iPhone、android】

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ユーザーを追加

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Googleカレンダー(グーグルカレンダー)は、個人のスケジュール管理以外にも、複数人のカレンダーを共有することが可能です。特定のユーザーに自身のスケジュールを共有する方法をチェックします。

カレンダーを共有することで、何度も時間チェックを行うこともなく、相手方の空き時間のチェックや不在日をチェックすることが可能です。このようにスケジュールを可視化することで打合せの調整時間を短縮することが可能です。

スケジュールの共有の必要がなくなったときには、その共有設定を適宜解除することも可能です。

自分自身のカレンダーに特定ユーザーを追加する方法

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自分自身自身が管理しているGoogleカレンダーを、特定ユーザーへ共有設定することで、スケジュールを共有することが可能です。これは公開とは異なります。それぞれのユーザーに合わせた権限を設定することで、セキュリティを保つことが可能です。

スケジュール共有用のカレンダーを作成する

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個人のGoogleカレンダーをそのまま共有する人は、このステップは不要です。共有するには情報を取捨選択する必要があると考える方には、共有用のGoogleカレンダーを作成することをおススメします。

1、カレンダーを追加と記されているすこし右側にマウスを置くと、表示される「オーバーフローメニュー」を選びます。
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2、 「新しいカレンダーを作成」を選びます。
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3、 新しいカレンダーを作成の画面が表示されます。新しく作るカレンダーの「名前」「説明」を記入します。これは他者がチェックするものですので、わかりやすい説明を付けることをお勧めします。
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4、「カレンダーの作成」を選びます。
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カレンダーが「マイカレンダー」内に追加され、新たなカレンダーが作られたことがチェック可能です。
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共有するユーザーを追加する

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共有用のカレンダーに、スケジュールを共有するユーザーを登録します。共有したいユーザーのGoogleカレンダーを使用しているメールアドレスを予めチェックしておくことが必要です。

1、作成したカレンダーの右側の「オーバーフローメニュー」を選びます。
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2、カレンダーに対する編集画面が表示されます。スクロールか「特定のユーザーとの共有」を選択にて、特定のユーザーとの共有設定を表示します。
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3、「+ ユーザーを追加」を選びます。
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4、共有を行いたいユーザーのメールアドレスを記入します。同時に複数人の設定が可能です。
5、「送信」を選びます。
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閲覧権限にて、共有するユーザーの設定が可能でした。
6、カレンダー表示に戻るには、「←」を選びます。
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権限を設定する

共有するユーザーにあわせて、権限を設定することが可能です。詳細は下記の権限の種類の表をチェックしてください。初期設定は見ること権限ですが、以下の方法で変更することが可能です。

1、変更したいカレンダーの「オーバーフローメニュー」を選びます。
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2、「特定ユーザーとの共有」の選択かスクロールにて、特定ユーザーとの共有を表示します。
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設定されているユーザーのメールアドレスの横に権限が表示されています。以下の4種類より選択ですが、詳細を非表示にし、スケジュールが埋まっている枠が表示される「予定の時間枠のみを表示」から、スケジュールをただ見ること可能な「見ること権限」があります。
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■参考 権限の種類
予定の時間枠のみを表示(詳細を非表示):予定があることはチェック可能ですが、その予定が何であるか相手にはチェック可能でせん

閲覧権限(すべての予定の詳細) :予定の内容詳細を含め、見ることが可能です。
※登録した予定に対し、個別の公開設定を「非公開」とした場合、その予定が何であるか相手にはチェックできません。

予定の変更権限:予定を自由に追加したり、変更する権限を与えます。
変更および共有の管理権限 予定のみならず、そのカレンダーの共有設定を変更が可能となる権限を与えます。

ビジネスの関係の場合、上司の予定を変更したりするアシスタントや秘書の役割の方には「予定の変更権限」を与えるや、仲間ではあるが細かな予定までは公開は出来ない時には「予定の時間枠のみを表示」を選択するなど、関係性を考慮したうえで設定を行えます。

相手のカレンダーを追加

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Googleカレンダー(グーグルカレンダー)にてスケジュールを管理している方の予定をチェックしたいことはあります。例えば上司の予定を把握していることが、ビジネスの場をスムーズに連携可能なコツになります。

相手の方のスケジュールをチェックするには、共有を依頼し、相手方が承認することでスケジュールを共有登録を行うことが可能です。

相手のカレンダーを追加して共有する方法

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共有をしてほしい特定ユーザーを指定して、カレンダーの共有要求を行うことが可能です。この要求に答える形で、相手の管理しているスケジュールを共有してもらうことが可能です。

また相手方の設定した権限の範囲でのスケジュールのチェックが可能です。不要となったときにも解除することが可能です。

「友達のカレンダーを追加」から登録

友達のGoogleカレンダーを追加するには、カレンダーの追加リクエストを送ります。友達が承認し、権限を設定が終了すると友達のカレンダーをチェックすることが可能です。

1、「カレンダーを追加」欄に、追加したい友人のGoogleカレンダーを使用しているメールアドレスを記入します。
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2、指定した友人のカレンダーにアクセスする権限のリクエストを送信します。「アクセス権をリクエスト」を選びます。
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共有のリクエストを受けた人は、メールにてリクエストを受領します。
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このようにカレンダー共有のリクエストを受けた場合、必要性に応じて、前述のカレンダーの共有を設定を行います。

またリクエストされたカレンダーは共有したくない場合、お断りするや、同じく前述のように、新しいカレンダーを作り共有するなど対応を検討する必要があります。

Googleカレンダーは個々のカレンダーを保持するオーナーの許可無く、勝手に共有されることはありません。

追加したカレンダーを表示する

リクエストしたカレンダーに対し、友人などが権限設定を終了すると「他のカレンダー」の一覧内にカレンダー名称が追加表示されます。

1、カレンダーの□部分をクリックすることで、表示、非表示を切り替えることが可能です。
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2、 設定された権限に応じて、友人のスケジュールをチェックすることが可能です。
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ユーザーを消去

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ビジネスの担当者が変わった時など、共有して頂いていたGoogleカレンダーをもう参照することは無くなることはよくあります。

この場合、表示されないように、Googleカレンダー(グーグルカレンダー)のカレンダーより、ユーザー消去を行うことで、共有設定を解除可能です。

共有しているユーザーの消去方法

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共有設定に登録されているメールアドレスを消去することで、そのメールアドレスを保持している方との、Googleカレンダーの共有を解除することが可能です。この解除により、相手方にはスケジュールを見ることができなくなります。

1、 「オーバーフローメニュー」を選びます。
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2、「設定と共有」を選びます。
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3、 特定のユーザーとの共有にて、登録されているユーザのメールアドレスを「×」にて共有を解除します。
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相手方のカレンダーに表示されていたカレンダーは、自然に非表示となります。これにて相手方にはスケジュールを見ることが出来なくなります。

カレンダーを消去

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共有を行ったGoogleカレンダーを消去することが可能です。この消去により、カレンダーに登録した予定、共有設定などすべて同時に消去されます。設定の解除ではなく、消去されますので注意が必要です。

まだ必要なスケジュールのオーナーが、消去するカレンダーではないことをチェックしてからこの消去を実行することをお勧めします。

追加したカレンダーの消去方法

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カレンダーが不要となった場合、カレンダー そのものを消去します。この消去により共有設定も解除され、すべての登録されていた情報も合わせて消去されます。

1、「オーバーフローメニュー」を選びます。
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2、「設定と共有」を選びます。
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3、「カレンダーの消去」を選びます。
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4、 「消去」を選びます。
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5、「完全に消去」を選びます。
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このカレンダーの消去にて、カレンダーに登録されていた情報も含めすべて消去されます。必要が無くなったことをきちんとチェックした上で、十分に気を付けてからカレンダーの消去を行うことをお勧めします。

Googleカレンダーの通知を共有する方法

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Googleカレンダー(グーグルカレンダー)のカレンダーでは、打ち合わせなどの予定の前に、事前に通知機能にて、アラーム表示することが可能です。

一つのスケジュールに、ゲスト参加として登録することでスケジュールが保持しているアラーム設定にて、メンバーに共通してアラームが通知されます。

なかなか参加者が集まらない打ち合わせなどの場合、スケジュールを上手に使用することで、スムーズに集合し会議を開催することが可能です。

全体の通知設定

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Googleカレンダーに登録するすべての予定に対し、アラームをメールで行うか、デスクトップに通知するかの、通知音を鳴らすかのデフォルト値を設定することが可能です。この通知設定により、カレンダーに作成される予定のデフォルト値として登録されます。

1、画面右上の部品マークである「設定メニュー」を選びます。
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2、「予定の設定」にて、通知方法と、通知音を鳴らすか鳴らさないかの設定を行います。
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予定ごとの通知設定

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予定の中には、アラームは不要の予定もありますし、また必ず遅刻が許されない場合、何回かのアラームを設定することが可能です。

1、予定の詳細設定画面内に「アラーム」設定を行います。通知方法別に何分前に通知するかの設定が可能です。
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アラームの通知は「通知を追加」にて増やし、それぞれに時間設定することが可能です。またアラームの後ろの 「×」を選択することで、通知を解除することも可能です。

Googleカレンダーで共有した内容をスマホで見る方法

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Googleカレンダー(グーグルカレンダー)のカレンダーは、スマホアプリにてiPhone、アンドロイド共にサービスが提供されています。

パソコン版のGoogleカレンダーと同じカレンダーを表示し、スケジュールをチェックすることが可能です。しかしGoogleカレンダーのアプリは、カレンダーの表示、非表示の切り替えは可能ですが、カレンダーの作成や共有設定などは行なえません。

iPhoneのカレンダーアプリで見る

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IOS向けのGoogleカレンダーアプリを使用することで、iPhoneや、iPadにてGoogleカレンダーに登録した予定を見ることが可能です。カレンダー共有や権限などの詳細の設定は、ブラウザ版(パソコン版)のみとなります。

アプリを使用するには、以下のApp Storeよりダウンロードを行う必要があります。

Androidのカレンダーアプリで見る

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アンドロイド向けのGoogleカレンダーアプリを使用することで、Android 搭載スマートフォンタブレットにてGoogleカレンダーに登録した予定を見ることが可能です。カレンダー共有や権限などの詳細の設定は、ブラウザ版(パソコン版)のみとなります。

アプリを使用するには、以下のGoogle Playよりダウンロードを行う必要があります。

スマホアプリでの共有カレンダー表示

iPhoneでの「Googleカレンダー」アプリにて、カレンダーの表示、非表示を切り替えるには、通常非表示となっているメニューを出します。このメニューにてGoogleカレンダーの月表示、週表示、非表示の切り替えや、カレンダーの選択を行うことが可能です。

Googleカレンダーの画面左上のメニューより、他のカレンダーをチェックします。
1、「メニュー」を選び、設定メニューを表示します。
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2、「さらに表示」にてチェックすることが可能なカレンダーを表示することが可能です。
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