漫画の地球儀

Outlookでメッセージに自動で署名を挿入する方法!【pc、Windows、手動、アドレス帳、連絡先】

スポンサーリンク

メールの署名

f:id:rick1208:20200713150302p:plain
ここではOutlookでメッセージの文末に自動で署名を挿入する方法をご解説いたします。そもそも、メールの署名とはどのような機能になるのと思いますか?

事前に設定した文面をメールに挿入可能な機能

f:id:rick1208:20200713124756p:plain
メールの署名とは、事前に設定した文面をメールに挿入可能な機能です。一般的に利用されている署名は、メッセージの最後に誰が送ってきたメールか分かるように、名前や住所の入ったものです。

Outlookでもメールに署名を挿入することが可能です。
ここでは、署名の作成方法から自動でメールに挿入させる方法をご解説いたします。

メッセージに挿入する署名の作成方法

f:id:rick1208:20200713150311p:plain

Outlookでメッセージに挿入するのでの署名の作成方法が以下の通りです。署名ファイルは複数作成することが可能です。

なので、仕事用やプライベート用で使い分けることも可能です。Outlookでの署名ファイルの作成手順を覚えて、複数のファイルを使い分けてみましょう。

署名の作成手順

f:id:rick1208:20200713104523p:plain
Outlookで署名を作成する事前の用意は以下の通りです。
1、ファイルタブから「Outlookのオプション」を開く
2、「署名とひな形」内のボックスで署名の編集をする

それぞれ画像を使いながら手順をご解説いたします。

f:id:rick1208:20200713150434p:plain
ファイルタブからOutlookのオプションを押します。
f:id:rick1208:20200713150800p:plain
Outlookのオプションタブから「メール」を選び、「署名」を選び、「OK」を押します。
f:id:rick1208:20200713150813p:plain
署名とひな形のタブの署名の中の「新規作成」を押します。「この署名の名前を記入してください」と表示されるので、署名に名前を設定し、「OK」を押します。
f:id:rick1208:20200713150820p:plain
先ほどの署名とひな形のダイアログボックスに戻ります。編集する署名の選択が、先ほど作成した署名の名前が選択されていることをチェックし、赤い四角部分の署名の編集ボックスで署名を作成します。

署名の作成が終わったら「OK」を押し、編集を終了します。Outlookのオプション設定に戻るので「OK」をクリックすると署名の作成と挿入するのでの設定は終了です。

メッセージに自動で署名を挿入する方法

f:id:rick1208:20200713092539p:plain
先ほど作成した署名をOutlookで挿入する方法は2点あります。
1、指定した署名を挿入する方法
2、複数の署名を使い分ける方法 があります。
それぞれの手順を画像を使いながらご解説いたします。手順は以下の通りです。

指定した署名を挿入する手順

f:id:rick1208:20200713150840p:plain
署名とひな形」の設定で、「新しいメッセージ」で先ほど作成した署名を選び「OK」を押します。
f:id:rick1208:20200713150849p:plain
メッセージを新規作成し返信すると、先ほど「署名とひな形」で選びた署名が自動的にボックスに挿入されます。その後、いつも通りにメールの内容を記入しましょう。

署名を使い分ける設定手順

f:id:rick1208:20200713150855p:plain

新しいメッセージの作成時・返信、転送時で署名を使い分けることも可能です。メールを新規作成した場合と返信、転送時で自動挿入する署名を変更する場合は、「署名とひな形」を開き設定します。

署名の新規作成を押し、送りたい署名を作成します。返信、転送のボックスから自動で挿入しておきたい署名を選び、「OK」を押します。これで、返信、転送でメールを送るときに自動で署名が挿入される設定が終了です。

それぞれに署名を設定することで、メールの作成方法で自動に挿入する署名を変更することが可能です。

メッセージに自動で署名を挿入できない場合の対処法

f:id:rick1208:20200713091954p:plain
Outlookで署名を挿入できないときは、以下の点をチェックしてみましょう。

署名を挿入できないときの対処法

f:id:rick1208:20200713091441p:plain

署名を挿入できない時は、

指定した署名ファイルが選択されているかチェック
アカウントをチェックする

をチェックしてみましょう。チェック方法は以下の手順で行うことが可能です。

指定した署名ファイルが選択されているかチェック

f:id:rick1208:20200712073848p:plain
Outlookでは自動で挿入したい署名ファイルを設定画面で指定していないと、自動で署名を挿入することは可能でせん。新しいメッセージを作成した場合と返信、転送する場合と選択することが可能なのでチェックしておきましょう。
f:id:rick1208:20200713150948p:plain
署名とひな形の署名タブを開く。既定の署名の選択で、新しいメッセージ・返信、転送のそれぞれのボックスに指定した署名ファイルが設定されているかチェックします。
署名を自動で挿入しない場合は「(なし)」を選択するようにしましょう。

アカウントをチェックする

Outlook上で自動に署名を挿入する設定をしても、設定したアカウントを指定していないと署名は挿入することが可能でせん。電子メールアカウントが指定されているかチェックします。
f:id:rick1208:20200713151002p:plain
署名とひな形の署名タブを開く。既定の署名の選択で、電子メールアカウントが使用しているアカウントが設定してあることをチェックします。

署名を手動で挿入する

自動で挿入できない場合には、手動で署名を挿入することも可能です。また、複数の署名を1つのメールに挿入したい場合やメールを返信する相手を選びながら署名を使い分ける場合は手動で挿入すると便利です。署名を手動で挿入する方法は以下の通りです。
f:id:rick1208:20200713151015p:plain
指定した署名を手動で挿入していきます。「新しいメール」や「メールの返信」を指定し、メッセージボックスを立ち上げます。

中央からやや右よりにある「署名」を選び、挿入したい署名を指定し押します。押したらカーソルの位置に署名を挿入することが可能です。

Outlookで覚えておくと便利な機能

f:id:rick1208:20200712005846p:plain
Outlookには署名のように、仕事をスムーズに進めるための便利な機能がいくつかあります。ぜひ覚えて利用してみてください。

メールを自動で振り分ける

Outlookでは、メールをメールアドレスごとや件名などから自動で振り分けることが可能です。1回設定しておくと自動で振り分けることが可能ですので、仕事やプライベートで同一のメールアドレスを使用している場合などにも便利な機能です。

ここでは特定のメールアドレスから届いたメールを自動で振り分ける設定をご解説いたします。設定は以下の通りです。
f:id:rick1208:20200713151053p:plain
Outlookのホーム画面から「ホーム」タブを選び、「ルール」→「仕訳けルールの作成」の順で押します。
f:id:rick1208:20200713151101p:plain
仕訳とルールの作成ボックスが立ち上がるので、「宛先が次の場合」とアイテムフォルダーに移動するにチェックを入れます。

「アイテムフォルダーに移動する」にチェックを入れるとフォルダーの選択ウインドウが表示されるので移動させたいフォルダを選び、「OK」を押します。

To Doリストとタスク機能

Outlookのタスク機能を設定しておくと、大事な仕事を見落とすミスを回避可能なと思います。Outlookのメールを出します。Outlookで受信したメールから提出期限などがあるメールを選び、旗にをクリックするとTo Doリストにタスクとして追加されます。
f:id:rick1208:20200713151117p:plain
Outlookのトップタブから「表示」を選びます。To Doリストバーを押し、「タスク」を押します。
f:id:rick1208:20200713151124p:plain
先ほどメールからTo Doリストに追加したタスクを表示することが可能です。出したタスクはカーソルを合わせて右クリックすることでメニューバーを表示することが可能です。

メニューバーからタスク名の変更を選択することで、タスクに名前を付けることも可能です。

フラグの設定を選択することで、タスクの開始期間を決めたり、期限を設定することも可能です。また、アラーム機能を設定することも可能なので、タスクを見落とす心配もありません。

まとめ

f:id:rick1208:20200712002003p:plain
署名の作成方法から自動で挿入する方法から手動で挿入する方法までご解説いたしました。OutlookMicrosoft社が提供する電子メールおよび予定管理ソフトです。

Outlookはメールの送受信以外にも、アドレス帳・連絡先の管理やスケジュールの管理も行える便利なソフトです。メール機能以外にも、便利な予定の管理・タスクの管理も行い、ちゃんととOutlookを使いこなしてみましょう。