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Googleスプレッドシートのチェックボックスの背景を変更する方法!【カスタム数式、ビジネス】

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チェックボックス

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チェックボックスとはウィジェトの一種で、複数のオプションを選択するときに用いられる機能です。四角形の形になっており、選択すると四角形の中にレ点などの記号が着けられます。

サイト以外にも、アンケート用紙でもチェックボックスは広く使用されているため、おそらく1回はどこかで見たことがあるはずです。ビジネス以外にもプライベートでも使う機会が多く、記入方法がわかれば役に立ってくれると思います。

セルにチェックを入れる機能

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チェックボックスはウェブ上でのアンケートやタスク管理など、色んな用途があります。Excelチェックボックスの作成が可能ですが、Googleスプレッドシートで作成することは可能でせんでした。

でも2018年4月のアップデートで、Googleスプレッドシートチェックボックスが実装されました。チェックボックス機能がついたことにより、ビジネスやプライベートでの使い道が広がったことになります。

チェックボックス機能の使い道

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Googleスプレッドシートチェックボックスを入れる機能がつくと、使い道はかなり広がると思います。

ビジネスの面で言えば、社員のタスク管理と思います。各々の仕事状況を共有することにより、業務を効率よく進めることが可能なようになります。

仕事以外にもプライベートでも使うことができ、家族で買い物リストを共有するのに役に立ってくれるはずです。

用意

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Googleスプレッドシートチェックボックスの背景を変更する方法を把握する前に、まず最初はチェックボックスの作成方法について、取り上げます。

チェックボックスを作成するやり方

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Googleスプレッドシートチェックボックスを作成するやり方としては、最初にチェックボックスを入れる表を作ります。先にチェックボックスを作っても構いませんが、予め表を作っておいた方が作りやすいと思います。

次にメニューバーから「挿入」を選ぶか、「データ」から「データ記入規則」を選び、チェックボックスを挿入すれば、完成です。

挿入からチェックボックスを選択

Googleスプレッドシートチェックボックスを挿入するのは、とても簡単です。最初に、チェックボックスを挿入したいセルを選びます。
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メニューバーから「挿入」を選び、メニューリストから「チェックボックス」を選びます。
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メニューリストから「チェックボックス」を選択すると、選びたセルにチェックボックスが挿入されます。
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Googleスプレッドシートに挿入されたチェックボックスは、チェックが何も入らなない時は白い四角に、チェックが入るとグレーに色が変わります。

データの記入規則からチェックボックスをつくる

Googleスプレッドシートでは、チェックボックスと数式バーの表示は連動しています。数式バーの表示を変えてチェックボックスをセルに挿入する方法を解説しましょう。
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チェックボックスを挿入したいセルを指定したら、メニューバーから「データ」を選びます。そしてメニューリストから、「データの記入規則」を選びます。
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「データの記入規則」画面にある条件の欄から、「チェックボックス」を選びます。次に「カスタムのセル値を使用する」に、チェックを入れましょう。
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「チェックマークつき」と「チェックマークなし」の欄に、任意の文字を記入します。ここでは「チェックマークつき」の所に、「終了」と記入してみましょう。
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チェックが入っているセルを選択すると、数式バーに表示されている文字が「終了」となります。
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チェックボックスは、Googleスプレッドシートスマホアプリからでも挿入することは可能です。基本的な挿入方法は、大半変わりありません。

色の変更

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Googleスプレッドシートチェックボックスは、自動的に背景色を変えることが可能です。自動的に背景色が変わると、視覚的にも見やすくなり作業効率も上がると思います。

自動でチェックボックスに色を付ける設定やり方

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Googleスプレッドシートチェックボックスの背景が自動で変わるようにするには、条件を設定します。

セルを選び、メニューバーから「条件付き書式」を選びます。そして「チェックボックスにチェックがつくと色が変わる」と条件設定すれば、自動でチェックボックスの背景の色が変わります。

セルを選択

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自動的に背景の色を変えたいセルを選びます。概要欄列の背景を変更したい場合は、概要欄列のセルも選びましょう。

またチェックボックス列のみの背景を変えたい場合は、チェックボックス列のみを選びて下さい。
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メニューバーから「表示形式」を選び、メニューリストから「条件付き書式」を選びます。「条件付き書式」は右クリックメニューからでも表示可能です。
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「条件付き書式」を選択すると、Googleスプレッドシートの画面右側にウィンドウが表示されます。「+条件を追加」を押して、条件付き書式の設定画面を表示します。
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「セルの書式設定の条件」に「カスタム数式」を選び、「=$C3=TRUE」と数式を打ち込みます。するとチェックボックスにチェックを入れた所が、自動的に背景色が変わるようになると思います。
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セルの背景色の初期設定は緑色になっていますが、Googleスプレッドシートでは、任意の色に変えることも可能です。

「条件付き書式設定」画面を表示したら、設定画面下にある「書式設定のスタイル」にある「塗りつぶし」アイコンを押して下さい。

カラーパレット画面が表示されたら、任意の色を選びます。するとチェックボックスにチェックが入ると、背景の色は自動で選んだ色になると思います。

カスタム数式に記入する数式

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Googleスプレッドシートを誰でも見やすくするには、カスタム数式は外せません。カスタム数式に当てはめられるものは、答えが「TRUE」か「FALSE」になるものだけです。

またカスタム数式に入れる関数は、基本的にエクセルと大半同じと見て良いと思います。難しく感じると思いますが、実は意外と仕組みはシンプルです。

カスタム数式の書き方

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Googleスプレッドシートチェックボックスの背景を自動的に変える場合、カスタム数式は「=$C3=TRUE」です。

C3列の答えがTRUE(チェックボックスにチェックが入っている状態)になれば、背景を変えるように設定していることになります。

逆に、チェックが入っていないセルの背景を変えるとします。「C3列の答えがFALSになったら色を変える」と設定するのでに、カスタム数式に「=$C3=FALSE」と数式を入れます。
複数の条件をつけることも可能

カスタム数式を応用すると、複数の条件をつけることも可能です。別に新しい条件を設定するのも1つの方法ですが、OR関数やAND関数を用いる手もあります。

ただしORやAND関数を用いる場合でも、カスタム数式に使えるのは答えが「TRUE」か「FALSE」になるもののみです。

カスタム数式を覚えて、Googleスプレッドシートの使い道の幅を広げていきましょう。