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Googleスプレッドシートのプルダウンを連動させる方法!【メリット、検索効率、入力規則、選択肢】

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スプレッドシートのプルダウンを連動させる意味

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Googleスプレッドシートには、複数のワードを選択可能なプルダウンを作成することが可能です。さらに、複数のプルダウンを連動させることも可能です。

プルダウンを連動させることができれば、複雑な表の作成が可能になります。

例えばこのように都道府県名と高校名から選択する場合を考えてみましょう。ここから都道府県とその高校をそれぞれ選択すると、すべての都道府県が一緒くたになっている高校群から選択するのはかなり骨です。

ここで、2つのプルダウンを用意します。

1つのプルダウンは都道府県、1つは高校を選択可能なようにします。

ここでプルダウンを連動していないと、どの都道府県を選びても全国の高校から探したい高校を探すことになります。

連動することで、東京都を選択すると東京都内の高校のみ選択肢に表示可能なようになります。要するに選択肢の絞り込みができ、検索が効率化します。

プルダウンリストを連動させることができれば、長くなりがちなリストの項目を選択肢に応じて限定させることが可能です。

スプレッドシートのプルダウンを連動させる方法

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まず最初は、通常のプルダウンを作成する方法を解説します。

スプレッドシートを開き、プルダウンで表示したいワードを任意の場所に記入します。
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次にプルダウンを出したいセルを選びます。

画面上のメニューから「データ」を選び、「データの記入規則」を押します。
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「セル範囲」で正しいセルを選択できていることをチェックします。
「条件」は「リストを範囲で指定」を選び、左にある「田」を押します。
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「データ範囲の選択」ウィンドウが表示されます。
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先ほど作成したプルダウンに表示する一覧のセルの箇所を選びます。
選びたら、「OK」を押します。

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「セルにプルダウンリストを表示」にチェックを入れます。「保存」ボタンを押して設定終了です。
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プルダウンリストが作成できました。

プルダウンリストをクリックすると、選びたワードがセレクトボックスに表示されます。
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このプルダウンリストの作成方法を応用させて、複数のプルダウンリストを連動させる方法を解説します。

区を選択すると、観光場所が選択可能なようにプルダウンを作成します。

区を記載し、それに応じて場所を記載して一覧を作成します。

ここでは、その一覧の下にプルダウンを表示する表を作成します。
ここの区プルダウンリストと場所プルダウンリストを連動させます。
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プルダウンリストを連動させるために、別シートに連動用の一覧シートを作成します。

わかりやすくするのでにシートに名前をつけます。

プルダウンリストを作成するシートは「観光」、連動に使うシートは「データ」と名前を変更させました。
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プルダウンリストを作成するセルを選びます。
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データの記入規則を開きます。

「条件」には、A2からA6の区を記載した箇所を選びます。「保存」ボタンで作成終了です。

なお、「無効なデータの場合」で「記入を拒否」にチェックを入れると、プルダウンリストで選びた項目以外のワードは記入できなくなります。
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ここで、「データ」シートに連動に必要な記載を行います。

A列に、「観光」シートの区のプルダウンリストのセルを参照するように記載します。
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A列に残りの区参照を記載します。
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B列以降には、「観光」シートの場所を参照する記載を行いますが、ここで区と連動するようにiferror関数とVLOOK関数を使用します。
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=iferror(VLOOKUP($A2,'観光'!$A$2:$D$6,2,0),"")

「A2」の箇所は区を指定します。

「’観光’」以降は、観光シートの場所を指定します。

B列以降に同様に「観光」シートの「場所」を指定します。
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このように「観光」シートのプルダウンリストの一覧とデータの抜け漏れが無いように、「データ」シートにも一覧を作成します。
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これで「データ」シートの用意は終了です。
再度、「観光」シートに戻ります。

場所のプルダウンリストを作成するセルを同じく選びます。
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「データの記入規則」の「条件」に、「データ」シートのセルを選びます。
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これで連動の設定は終了です。

区に「港区」を選択すると、候補場所のプルダウンリストが限定されています。
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墨田区」を選択すると、また別の場所がセレクトボックスに表示されます。
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まとめ

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プルダウンを作って、連動させる方法をご解説しました。

プルダウンを連動させることで、検索効率が劇的にあがります。更に選択肢が多ければ多いほどそのメリットは大きくなりますので、ぜひ選択肢が多い場合にはプルダウンの連動のテクニックを利用してみましょう。