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Gmailの署名の設定、作成方法!【パソコン、スマホ、Android、iPhone、変更方法、テンプレート、意味】

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Gmailの署名

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署名とは、自身の氏名や電話番号など、メールの受信者がその人が誰かわかるようにメールの最後に記述しておく自身の情報です。Gmailに署名を設定することで、多くのメリットを享受することが可能です。

本人にとっては、メールを書く度に署名を追加する必要がなくなるので手間を省くことが可能です。また相手にとっては送信者が誰か一目でわかるようになります。もちろん、受信者にとって意味のある情報を載せる必要があります。

ビジネスの場においても、署名を記してメールを送ることは当たり前のマナーでもありますので、Gmailの署名機能を有効活用可能なようになりましょう。

Gmailでの署名の設定方法

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ここでは、パソコンのGmailスマホそれぞれのGmailアプリでの署名の設定方法を解説します。

パソコンの場合

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まず最初はパソコン、パソコンでGmailを扱うときの署名の設定方法です。

まずGmailを開き、画面の右上にある歯車のマーク(設定)を押し、その中の設定を押します。
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パソコンのGmailでは、歯車アイコンをクリックするまでは設定画面へ行くボタンは隠れるので、注意しましょう。

Gmailの設定画面に移動し、下へスクロールすると「署名」の欄があります。Gmailでは、初めは「署名なし」が選択されているので、テキストエリアに署名を記入します。

署名を記入し始めると、自動で署名なしから選択が変わります。


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署名の記入が終わったら、画面を下までスクロールし、「変更を保存」を押します。パソコンのGmailでは、変更の保存をしなければここまでの操作の意味が無くなりますので気を付けてください。
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Gmailで署名の保存が終了すると、実ときに新規メールを作ってみて、メールの末尾に先ほど記入した署名が予め記入されているかチェックしましょう。

ちなみにですが、Gmailでは、署名にHPなどをペーストた場合、それはリンクとなって受信者に届くので、自社の情報をリンクを通して効果的に伝えることが可能です。
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Gmailでは、E-mailなどもメール作成のリンクとなるので、署名に記入することをオススメします。

スマホAndroidの場合

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続いては、スマホAndroidGmailアプリでの署名の設定方法を解説します。基本的に設定画面の署名欄から変更する流れは、パソコンのGmailでもスマホGmailアプリでも同じです。

まず最初は、スマホからGmailのアプリを開き、画面左上の3本線のマークを押します。
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そして左から出てきたメニューを下にスライドし、「設定」ボタンを押します。スマホGmailアプリでは、左から出てきた画面を左にスワイプすることでメニューを隠すことが可能です。
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設定画面を下にスクロールすると、「署名」欄がありますので、そこを押して署名を記入します。
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記入が終了すると、「署名」欄が未設定から自身が記入した内容に変わります。Gmailアプリでは、保存をする必要がありません。

パソコンのGmailと違い、メール作成のときに署名は記入されていません。しかし、送信した内容には先ほどの画面でチェックした署名が記入されています。Gmailアプリでは、送信前の見た目には隠れるんですが、署名は記入されているので安心してください。

また、署名を隠す場合は、同じ手順に署名を消すことで隠すことが可能です。Gmailアプリでは、署名が送信相手によって隠れるような設定はないみたいです。

スマホiPhoneの場合

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続いては、スマホiPhoneGmailアプリでの署名の設定方法を解説します。基本的には、スマホAndroidGmailアプリと同様に設定可能です。


まず最初は、Gmailのアプリを開き、画面左上の3本線のマークを押します。
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そして左から出てきたメニューを下にスライドし、「設定」ボタンを押します。Gmailアプリでは、メニューを左にスワイプすることでメニューを隠すことが可能です。
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Gmailアプリの設定画面へ行くと、画面中央に「署名設定」欄があります。そこを押すことで「署名設定」ページへ移動出来ます。
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iPhoneGmailアプリでは、「書名設定」ページでモバイル書名をオンにして、下図のように署名を記入します。
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Android版のGmailアプリと同じく、メール作成のときに署名は記入されていません。しかし、送信した内容には「署名設定」ページで記入した署名が記入されています。送信前の見た目には隠れるんですが、署名は記入されているので安心してください。

Gmailアプリで署名を隠す場合は、モバイル署名をオフにすることで隠すことが可能です。もしくは、同じ手順で署名を消すことで隠すことも可能です。

Android版のGmailアプリと同じく、署名が送信相手によって隠れるような設定はありません。

Gmailでの署名の設定変更方法

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ここでは、Gmailで1回設定した署名を変更する方法を解説します。基本的には、Gmailで署名を記入した手順を辿れば、1回設定した署名でも変更することが可能です。

変更方法

それでは、パソコンのGmailを用いて変更方法を解説します。
先ほどと同じく、トップの画面から、歯車のマークを押し、「設定」ボタンを押して設定画面へ移動します。

パソコンのGmailでは、歯車アイコンをクリックするまでは設定画面へ行くボタンは隠れるので、注意しましょう。
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「署名」欄には、以前使用していた署名が既に記入されているので、新しい署名を記入します。
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パソコンのGmailなので、画面を下までスクロールして「変更を保存」を忘れずに押しましょう。でないと変更の意味がなくってしまいます。

スマホGmailアプリの場合は、保存の必要はありません。
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無事に保存することで、署名が新しいものに変更されます。新規メールを作成することで、変更をチェックすることが可能です。

Gmailの署名テンプレートの設定方法

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ここでは、Gmailの署名にテンプレートを適用する方法を解説します。
といっても、設定方法はこの記事のはじめで解説した方法と同じです。

設定方法

まず、使用したいテンプレートを用意します。
署名 テンプレート と検索すると、おしゃれで見栄えの良いテンプレートを説明してくれているサイトが沢山あります。そちらからお気に入りを選ぶことをお勧めします。

ここでは、筆者が使用しているシンプルな署名のテンプレートを解説します。

テンプレート例

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 田中 太郎 、 Tarou Tanaka
 Email: tanaka@gmail、com
 Tel: 090-1234-5678

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他にもテンプレートの例は沢山あるので、ぜひ自分自身のお気に入りを見つけてください。

以下にオススメのリンクを貼っておきます。リンクを見るだけではなく、自身で調べてみることをオススメします。
お気に入りを見つけたらぜひGmailで設定してみましょう。
メールの署名のビジネス向けデザインテンプレート集 SHOMEI DESIGN

Gmailの署名に画像を入れる方法

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続いて、署名に好きな画像を入れる方法を解説します。
署名の見た目を大きく変えることができ、メールの受信者にとっても目に入ってきやすいので、ぜひ設定してみましょう。

入れる方法

まず最初は、Gmailで署名の設定をするページへ移動します。Gmailで署名の設定ページへの行き人は、この記事のはじめで説明していますので、分からない人は読んでみてください。

そして、署名の記入するところの、画像アイコンを押します。
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挿入したい画像のURL(リンク)をペーストて、「選択」ボタンをクリックすることで画像が挿入されます。
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これで、無事に画像を挿入することが可能です。画像を入れる場合は、会社のロゴなど、極力意味のある画像を用意しましょう。意味のない情報を極力省くことも大事です。

ちなみに、署名に画像を入れることが可能なのはパソコンのGmailのみですのでご注意ください。

Gmailを署名を好きなところで挿入する方法

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ここでは、Gmailの署名を任意の位置に挿入する方法を解説します。これまでの方法ですとメールの最後に署名が記入されていましたが、好きな位置に設定したいときには、下記の方法で簡単に挿入することが可能です。

挿入する方法

Gmailの機能としては、返信定型文を使用します。

まず、Gmailのトップ画面から歯車アイコンを押し、設定画面へ移動します。そして、設定画面から 「詳細設定」 タブを押して画面下にスクロールします。
すると、「返信定型文(テンプレート)」 欄がありますので、そちらを有効にします。
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パソコンのGmailの場合は、忘れずに変更を保存しましょう。画面下を見るまで隠れる状態なので、忘れずに下までスクロールしてください。

そして、Gmailでの返信定型文の作成は、新規メールの作成画面から行います。

まず、新規メールの画面から登録したい署名(テンプレート)を記入します。
新規メールの作成画面から 「・・・」 のマークを押し、「返信定型文」 → 「返信定型文を作成、、、」 を選びます。
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後は、定型文の名前を記入して保存とすると、次回以降は挿入したい位置にカーソルを所持していき、同じ手順で作成した署名(定型文)を使用することが可能です。

Gmailでは、先ほどの署名の設定方法と合わせて使用することで、複数の署名を用意することが可能です。

Gmailの複数の署名を切り替える方法

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続いては、複数の署名を用意してその署名を用途に応じて使い分ける方法を解説します。社内用と社外用など、ビジネスの場でも複数の署名を使用する頻度は高いと思います。

Gmailをビジネスの場で使う場合などは、ぜひ利用していきましょう。

切り替える方法

上の見出しで解説した、Gmailの返信定型文を使用します。切り替えたい署名の数の返信定型文を複数作成します。

Gmailの署名は1つしか設定できないため、1番よく使う署名をGmailの署名に設定し、その他使う署名複数個を返信定型文に設定しましょう。

Gmailの署名の行間の変更方法

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ここでは、Gmailで署名の行間を変更する方法を解説します。

変更方法

といっても、Gmailでは行間を変更する方法はありません。
行の間に行間を持たせたい場合は、Gmailでは改行するしかありませんが、大きく意味のないすき間が開いてしまうのでオススメしません。

Gmailの署名に線を引く方法

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続いては、Gmailでの署名に線を引く方法を解説します。

線を引くことで区切りをつけたい場合というのは、意外とあります。しかし、Gmailではハイフンなどを代用しても綺麗な線にはなりません。

ここでは、綺麗な線を引く方法を解説します。

引く方法

Gmailで線を引くためには、下線を使用します。 下線とは、文字の下に線を引いてくれるデザインの1つです。Gmailでは、空白(スペース)を線を引きたい分だけ記入し、下線を用いることで線を引きます。

下線を引くためには、署名の記入欄にある 「U」 のマークを押します。その状態でスペースを記入すると、線を引くことが可能です。本来文字の下に線を引く機能ですが、文字がスペースとして隠れるようなイメージです。
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Gmailの署名の設定ができない時

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ここでは、Gmailで署名の設定が上手くいかない方向けに解決策を解説します。

Gmailの署名が変更できない、されない

パソコンのGmailで署名が変更できていない場合は、変更を保存を押しているかをチェックしてみてください。

複数の署名を設定している場合は、Gmailの返信定型文がちゃんと登録されているかチェックしてください。返信定型文を複数個作ってる場合も同様です。

Gmailの署名の画像が表示できない、されない

Gmailの署名の画像が表示できない場合は、画像のURLが間違っている可能性が考えられます。Gmailの署名に画像を登録する時は、画像のURLを指定する必要があります。

Gmailで署名に画像を選びた場合は、プレビューが表示されているかでチェックすることが可能です。

まとめ

以上で、Gmailでの署名の設定方法の解説とさせていただきます。受信者にとって送信者が誰であるかわかるように

意味のある情報のみの記入する
受信者が必要としない情報は隠す(署名に載せない)
HPやメールアドレスをリンクとして載せて、効果的に情報を用意する


以上を心がけると、尚良いと思います。