メールソフト・Outlookで宛先をアドレス帳に登録している人は多くいらっしゃるかと思いますが、アドレス帳の登録数が多くなってくると管理に困りますよね。そこで、グループを作ってグループ分けを行うことで、簡単にアドレス帳の整理が可能ですよ。
また、アドレス帳のエクスポート時にもグループ情報を保ってエクスポートすることが可能です。ここでは、Outlookでアドレス帳をグループ分けする方法をご説明していきます。
Outlookでアドレス帳をグループ分けする方法
Outlookを起動しホームタブの「新しいアイテム」をクリック→「その他のアイテム」にマウスカーソルを乗せる
Outlookを起動したらホームタブの「新しいアイテム」を押してメニューを開き、「その他のアイテム」にマウスカーソルを乗せましょう。
サブメニューが表示されるので、「連絡先グループ」を押しましょう。
連絡先グループの編集ウィンドウが表示されるので、名前欄にグループ名を記入しましょう。
次に、リボンメニューの「メンバー」から「メンバーの追加」を押して表示されるメニューの「アドレス帳から」を押しましょう。
「メンバーの選択」ウィンドウが表示されるので、グループに追加したい連絡先を押して選びていきましょう。「Ctrlキー+左クリック」で複数選択することも可能です。メンバーの選択が終了したら、「OK」を押しましょう。
連絡先グループの編集ウィンドウに戻るので、リボンメニューの「アクション」から「保存して閉じる」を押しましょう。
上で作成したグループが連絡先に入っているかどうかチェックして、入っていればOKです。これで、グループ分けを行うことが可能でした。グループを作成したあとにグループにメンバーを追加したくなった場合は、グループ名を押しましょう。
連絡先グループの編集ウィンドウが開くので、リボンメニューの「メンバー」から「メンバーの追加」を押して表示されるメニューの「アドレス帳から」を押してメンバーの選択から追加することが可能です。
グループに登録したメンバーを消去したい場合は、メンバーを選びたらリボンメニューの「メンバー」から「メンバーの削除」ボタンを押しましょう。これでメンバーをグループから消去することが可能です。
