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Outlookの「自動応答」を設定する方法!【不在中、自動返信、アカウント、Office365、ルール】

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自動応答

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「自動応答」とはOffice365のOutlookにある機能で、自分自身が不在の時に相手に不在だというメールを自動返信してくれる機能です。自動応答とは不在を知らない相手が、連絡が来ないと困ってしまわないための便利な機能となります。

不在中にその旨をメールで送信する機能

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Office365のOutlookにある機能で自動応答とは、不在時にその旨をメールで自動返信してくれる機能です。

不在にする期間があらかじめ決まっているのであれば、自動応答する期間を指定することも可能です。自動応答する期間をあらかじめ設定しておくことで、設定し忘れることも防げます。

Outlookの「自動応答、自動返信」で不在通知の設定方法

Office365のOutlookの「自動応答、自動返信」は以下の3つの方法で設定することが可能です。必要に応じた方法で自動応答・自動返信の設定していきましょう。

歯車アイコンから設定する方法

Office365のOutlookの歯車アイコンから自動応答を設定する場合は、歯車アイコンを押しOutlookのすべての設定を表示します。Outlookのすべての設定を表示を常時を有効にする必要があります。詳しい手順は以下でご解説いたします。

アカウントから設定する方法

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Office365のOutlookのアカウントから自動応答を設定する場合は、ファイルを押し、Office365のOutlookアカウント情報の中にある「自動応答」アイコンから設定することが可能です。詳しい設定手順は以下でご解説いたします。

ルールから設定する方法

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Office365のOutlookルールから自動応答を設定する場合は、Office365のOutlookのアカウント情報にある「仕訳けルールと通知の管理」アイコンから設定することが可能です。詳しい設定手順は以下でご解説いたします。

それぞれのOffice365のOutlookのアカウント情報により設定方法が異なりますので、ご自身のOffice365のOutlookのアカウント情報に合った方法で設定していきましょう。

Outlookの「自動応答、自動返信」で不在通知の設定手順

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Office365のOutlookの自動返信の設定手順は以下の通りとなります。ご自身のOffice365のOutlookのアカウント情報に合った方法で自動返信の設定をしていきましょう。

歯車アイコンからの設定手順

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①の歯車アイコンを押し、メニューバーを出します。②の「Outlookの全部の設定を常時」を押します。

Outlookのすべての設定を表示にある「自動応答」を押し、「自動応答は有効」を有効にします。

必要な場合は、「この期間に限り自動応答を送信する」にチェックを入れ有効期間を指定します。自動応答をする期間の開始と終了日時を設定することで、指定した期間のみ自動応答を有効にすることが可能です。

アカウントからの設定手順

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アカウントからの設定手順のときに「次の期間のみ送信する」の期間を設定することで、設定期間のみ自動応答に設定することも可能です。

Office365のOutlookのアカウントから設定する場合は、「ファイル」を押し、アカウント情報を出しる。①の「自動応答」をクリックする。②の「自動応答を送信する」にチェックを入れて、「OK」をクリックすると終了です。

Office365のOutlookのアカウントに「自動応答」が表示されていない場合は、アカウントの「オプション」を押します。「クイックアクセスツールバー」の中にある「自動応答」を選び、追加を押し、「OK」を押します。

ルールからの設定手順

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Office365のOutlookのルールから設定する場合は、ファイルを押し、アカウント情報を出しる。

①の「仕訳けルールと通知の管理」を押します。②の「新しい仕訳けルール」を押し、③の「受信メッセージにルールを適用する」を選び、次へを押します。

ステップ1とステップ2のボックスはそのままで①の「次へ」を押し、「はい」を選びます。ステップ1のボックスから「特定のテンプレートを利用して返信する」にチェックを入れる。


ステップ2へ「特定のテンプレートを利用して返信する」の項目が追加されたのをチェックし、追加された項目を選びます。

フォルダーの場所から「ファイル システム内のユーザーテンプレート」を選び、開くを押し、「次へ」を2度押します。ステップ1へ仕訳ルールの名前を記入します。(例:不在時など)終了を押し、設定を終了します。

Outlookの「自動応答、自動返信」で不在通知の設定ができないときのチェック点

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「Office365」Outlookの「自動応答、自動返信」で不在通知の設定ができないときは以下の点をチェックしてみましょう。

主なチェック点

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「Office365」Outlookの「自動応答、自動返信」で不在通知の設定可能なのは、Microsoft Exchange Server アカウントを使用している場合にのみです。

上記の赤い四角い部分でどのアカウントを使用しているのかチェックすることが可能です。この部分がMicrosoft Exchangeになっていない場合はアカウントを追加する必要があります。
Office365Outlookの便利な機能自動返信を使いこなそう

Office365Outlookの自動返信は、長期で不在にするときや、ビジネスで休みを取るときにとても便利な機能です。設定方法はご自身のOffice365Outlookのアカウント情報により異なりますので、ご自身のアカウントに合った方法で設定していきましょう。

その他にもOffice365にはいろいろな機能が備わっているので必要な機能を使いこなしてみてくださいね。