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Outlookのメールをオフラインで見る方法!【インデックス構築、容量、更新、Exchangeキャッシュモード】

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Outlookのメールをオフラインですべて見る方法

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Wi-Fi環境下であれば問題なくても、その環境から出てしまうとOutlookでメールをオンラインで見るのは少々ためらうものがある人もいると思います。

Outlookではメールをオフラインですべて見ることが可能ですので、その設定・変更方法について説明してきましょう。

Exchangeキャッシュモードを有効化する

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Outlookでメールをオフラインですべて見る、見るためには、Exchangeキャッシュモードを有効化する必要があります。

このExchangeキャッシュモードが使用可能なのは、後述しますがメールの種類の所に「Microsoft Exchange」と表示されているもののみです。

POPもしくはIMAPアカウント(例えばYahoo!メールなど)では「Microsoft Exchange」と表示されず、Exchangeキャッシュモードを使用することは可能でせんので注意が必要です。(ただし一時的なオフライン作業は可能です)

キャッシュ保持期間の設定を変更する

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キャッシュを使用してメールをオフラインですべて見る、見る、という流れになりますので、まず、OutlookアプリのファイルメニューからExchangeキャッシュモードの有効化、およびキャッシュの保持期間の変更を行いましょう。

Exchangeキャッシュモードの有効化方法ですが、まず「ファイル」を押して、ファイルメニューを開いてください。

「ファイル」メニューの中にある「アカウント設定」を押します。

その下にさらに「アカウント設定」が表示されますので、そこを押してください。

Exchangeキャッシュモードを使用するのでに、使用可能な任意のメールアカウントをダブル押してください。そのメールアカウントを選択後「変更」をクリックでも同じ画面を出しることが可能です。

「オフラインの設定」の欄に「Exchangeキャッシュモードを使う」という部分がありますので、そこのチェックを入れてオンにしてください。

このキャッシュの保持期間の変更はその下に表示されている均等目盛で行います。保持期間は最短で「1ヶ月」、最長で「すべて」となります。すべてのメールをオフラインで見る場合は、「オフラインにしておくメール」を「すべて」にしておきましょう。

なお、保持期間が短くてもメールが多ければキャッシュは多く保持され、逆に保持期間を長く設定してもメールの数が少なければキャッシュの量は少なくなります。

キャッシュは容量を圧迫するものでもありますので、メールの数に応じて保持期間の変更・設定をしてください。

Outlookの再起動が促されますので、1回Outlookを閉じ、再度開いてください。そうすることでExchangeキャッシュモードが有効化されます。

Outlookのメールをオフライン作業中に見る方法

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続いて、Outlookをオフラインで作業すれば、オフライン環境下で作業することが可能になります。Outlookでメールをオフライン見る、見る方法の説明に移動します。

Exchangeキャッシュモードを有効化しただけではオフライン作業にすることは可能でせんので、下記の手順でオフライン作業に切り替えることになります。

なお、Exchangeキャッシュモードを使用できないものでもこの作業でオフライン作業にすることは可能ですので、一時的にオフラインにしたい場合は使用してみてください。

オフライン作業に切り替える

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Outlookをオフライン作業に切り替えるためには、「送受信」タブを選びてください。

Exchangeキャッシュモードになっている場合、ここに「オフライン作業」というボタンが表示されています。そこを押しましょう。

なお、Exchangeキャッシュモードが解除されている場合は表示されませんので、もし「オフライン作業」というボタンが見当たらない場合、Exchangeキャッシュモードを有効化できていないことになります。前述したものを参考にして有効化しましょう。

「オフライン作業」の部分がアクティブになったままになります。

画面右下にも「オフライン作業中」と表示され、タスクバーに表示されているOutlookのアイコンにもメールマークに×が付くようになります。

Outlookのメールのオフラインでの見ることを解除する方法

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Outlookのメールでオフラインにしても、オンラインを使用可能な環境下になればオフラインでの見ることを解除することになります。

Outlookのメールのオフライン見ることの解除

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Outlookのメールのオフラインでの見ることを解除するのでには、先ほど「オフライン作業」にした部分を解除するだけです。それ以上の作業は必要ありません。解除されれば、接続先もオフラインからその内容に切り替わります。

Exchangeキャッシュモードを解除する手順

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そもそもExchangeキャッシュモードを解除したい、という場合は、Exchangeキャッシュモードを設定したときと逆のことをするだけです。

「ファイル」でファイルメニューを開いた後、「アカウント管理」を開き、Exchangeキャッシュモードを設定したアカウントで「Exchangeキャッシュモードを使用」のチェックを外しましょう。この場合にもOutlookの再起動が必要です。

更新が遅れる場合は解除した方が良い

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なお、Exchangeキャッシュモードを設定していると、メールの更新が遅れる場合があります。あまりに更新が遅れるという場合は、Exchangeキャッシュモードを解除することをお勧めします。

そのメールがあまり重要でないものであれば問題ありませんが、重要なものであれば更新が遅れるのは少々いただけません。そのような意味合いでも更新が遅れるという支障があるのであればExchangeキャッシュモードを解除しましょう。

Outlookのメールをオフラインで見る時の気を付ける点

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さて、Outlookのメールをオフラインで見る、見る方法は理解いただけたと思いますが、その場合に気を付ける点がいくつかあります。

ストレージの容量に注意する

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Outlookでメールをオフラインで使用する、ということは、そのメールの情報をそのパソコン内に保存している、ということです。

「Exchangeキャッシュモード」という名前の通り、メールをキャッシュという形で保持しているためそのキャッシュの容量の分、パソコンの容量を圧迫する可能性はとても高いことになります。

ストレージ容量に余裕があればOKと思いますが、余裕がない場合は動作が不安定になる原因ともなります。容量を圧迫しすぎてパソコンに不具合が起きては本末転倒ですので、その場合は保持するメールの期間を調整してください。

インデックス構築に時間がかかる

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また、オフライン作業するにはそのメールアイテムのダウンロード以外にも、メールを検索するときに使用するインデックスの構築も行われます。

なので、オフライン作業しようとするとインデックス構築にも時間が必要となります。過去のメールの数が少なかったり、保持期間が短かったりすればそこまで時間はかかりませんが、場合によっては2日ほどかかることもあるようです。

メールを検索しようとしても該当のものが出ない、という場合はインデックスの構築中ということになりますので、オフライン作業中にそのような問題が生じたらこのインデックス構築が終了していない可能性が高いです。

Outlookでメールをオフラインで作業可能な環境、というのはどのアカウントでも行うことが可能ですが、OutlookですべてのメールをオフラインでチェックしようとするとExchangeキャッシュモードを使用可能な環境下であることが必須要件となります。

パソコンのストレージ容量などの制約はありますが、場合によってはオフラインでもメールをチェック可能なということですので、必要なことが多い人はぜひ使用してみてください。