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Dropbox Paperの使い方!【機能、Googleカレンダー、登録方法、動画の挿入方法、目次の作成方法】

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Dropbox Paper

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Dropbox PaperとはDropbox が提供しているクラウドで動くツールでリアルタイムでチームが共同作業可能なようになっていることが特徴です。便利な機能が満載でドキュメントを共同作成したり、コメントが共有できたり、画像の埋め込みなども可能です。

Dropboxアカウントを所持していれば無料ですぐにでもクラウドサービスであるDropbox Paperを使用することが出来ます。ドキュメントの作成にも管理にも議事録だって作れてしまいます。

便利な機能がたくさんあるので使用していけば仕事の管理もぐっとしやすくなります。ではそのDropboxPaperの便利な機能を活用するのでに詳しく見て行きましょう。

Dropboxのサービスの一つ

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Dropbox Paperは世界中に多くのユーザー数のいるDropbox社によって開発されましたアプリです。それは2016年のことで同年より新サービス「Dropbox Paper」がリリースされました。

従来のDropbox社のイメージと言えばDropboxでのファイルなどの共有・保存に使用されるサービスでした。

パソコンでDropboxのフォルダに他の人と共有したいファイルを入れるとクラウドによってDropboxを使用している仕事関係や友人たちのところにも同じファイルが共有されたなんて経験ありますよね?

よくあったのが自分自身自身の子どもみたいな家族の写真や動画なんかをDropboxのフォルダに入れると遠くに住むおじいちゃん、おばあちゃんに送るといった使用方法でした。そのようなクラウドでのストレージサービスが元々Dropboxの源流です。

クラウド上でドキュメントの管理が可能

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Dropbox Paperはブラウザ上でドキュメントを作成することが可能なとても便利な機能を持ったサービスです。オンライン上で1 人のみならず複数人が同時に 1 つのドキュメントを編集し管理していく使用方法が可能な機能を所持しています。

Dropbox Paperを活用すれば遠隔地からでも同時に仕事の管理ができ同時に仕事に当たっていけるわけです。

DropboxPaperの活躍は仕事のみならず例えば友達4人でイベントの企画をする時に仮に4人が遠隔地にいたとします。

それでも同時にDropbox Paperにアクセスしてそれぞれがアイデアを出し合ってそれぞれのアイデアに対して同時にコメントしてアイデアを練り上げることも可能になるのです。

Dropbox Paperによって昔だったら直接会わなければ意思統一が難しかったような工程も目の前にあるパソコンやスマホを活用することでとんでもなく便利になっているわけです。

Dropbox Paperで共同で作業用ドキュメントの作成すれば重要な情報を共有されるわけですからチームワークが強まり作業速度も上がることが期待可能です。Dropbox Paperを使用すれば今までの共同作業のあり方が大きく変わることになります。

Dropbox Paperはドキュメントの作成・保存・共有が可能ですが実ときに使用してみると具体的にはどのような感じなのと思いますか?

DropboxPaperの操作はとても簡単なのに汎用性の高く便利なサービスですので特にチーム内で複数人が共同でひとつの資料を作成するような機会の多い人に向いていそうです。

Dropbox Paperは2016年8月からベータ版が提供されはじめたサービスです。しかし人気メモアプリ「Evernote」や同じくメモアプリでMicosoftが提供している「OneNote」のようなメモを主体にしたサービスとはちょっと違っています。

それらとDropboxPaperどう異なるかと言えば議事録などの文書を作ってチームが情報を共有するように使うことがメインに置かれています。

DropboxPaperと同様なサービスには「Googleドキュメント」や「Office Online」といったライバルがいます。これら競合するアプリとの違いは何なのと思いますか?

Dropbox Paperではどんな便利な機能が活用できてDropboxというファイル同期や共有サービスとして草分け的存在との連携機能はあるのと思いますか?詳しく特徴を見て行きたいと思います。

ブラウザ、iOSAndroidで使用可能

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Dropbox Paperはブラウザ版に加えiOS版とAndroid版のアプリもあるので職場や自宅のパソコン環境以外にも外出先でもDropbox Paperを使用して資料にアクセスが可能です。

従来でしたら複数人のチームで行うような仕事は会社など参加している人が一箇所に集まって行うということが当たり前でした。

しかしDropbox Paperのようなアプリを活用することで自宅でも出先でも遠隔地に旅行に行っている時でもチームに参加することができチームのメンバーと共同で仕事が進められるようになったわけですね。

ちなみにこれまでDropbox Paperは日本語対応はしていなかったのですが2017年4月より日本語をはじめ約20ヶ国語に対応したサービスとなりました。要するにまだ日本での認知度はあまり高いとは言えないかも知れません。

これからもっと業務管理にDropboxPaperが活用されるようになるかもしれません。

Dropboxの便利な機能、活用方法

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Dropbox Paperの機能を最大に活かす使用方法とはどのようなものなのと思いますか。主だった活用方法をあげてみましょう。まず最初に会議の議事録を作成ができたりします。これに関しては後で詳しく説明します。

次にブログのコンテンツやプロジェクトのタスクリストを作成したりもDropboxPaperは出来るのです。あるいはブレーンストーミングのツールとして活用したりも出来ます。

ブレーンストーミングとはある問題やテーマに対して参加者が自由に意見を述べることから多彩なアイデアを得るための会議法のことで5~8人位の同じ立場の人を集め行うというものです。

さらにDropboxPaperは報告書やレポートを作成したり書籍などの文章コンテンツを作成もできたりとまあこんなにもたくさんあります。

Dropbox Paperの具体的な使用方法としては四半期ごとの計画書、Dropbox Paperをレポートを作って上司や同僚たちとシェアする事が出来たりそのレポートを使用してプレゼンも可能になります。

資料作りの時に従来使用されていたPowerPoint のスライドを作る作業と比べるとDropbox Paperではテキストファイルに文章を書くようにして資料作りが可能なので早く資料が作成可能です。

PowerPointは資料を作るときに使いますがDropbox Paperはメモのようなものからでも伝わりやすい資料が作成に活用可能なので作業を管理する効率がアップするのです。

さらには、Dropbox Paperを使えば共同編集も可能なので自分自身自身が間違って記していた事柄をより詳しく知っている人が気づいて手直しもすることが可能になります。

議事録フォーマット

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議事録フォーマットとはなんと思いますか。クラウドサービスであるDropbox Paperの一番の凄さが伝わる機能かもしれません。Dropbox Paperの大きな特徴は議事録フォーマットがとても便利に活用できることです。

Dropbox Paperでミーティングの議事録を作って活用すれば遠隔地にいる人たちとのビデオ会議でもDropbox Paperで作成した議事録をミーティングの参加者全員がクラウドで共有している状態で議論をすることが出来ます。

話し合いをしながらでも同時に議事録をDropbox Paperで作成しながらクラウドで管理し活用可能なので効率的になるわけです。これにより、会議が終わると同時に議事録もでき上がっています。

今まででしたらミーティングの終了後に議事録を作るのでミーティング以外にも時間が取られてしまったり議事録はその日に共有しなければならないため当日作成することになることもありました。

Dropbox Paperならミーティングと同時に議事録が作られるわけですから大幅な時間の節約に繋がります。

また分かりやすい議事録とは冒頭に結論やタスクリストが書かれていて議題が時系列で並べてありミーティングの流れが分かりやすく内容が端的で短くかつ読みやすいといったものだと思います。

さらにDropbox Paperはクラウドで共同編集が可能なのでミーティング前に参加者全員が議題を各々書いておくことが可能です。そしてミーティング後に決まった結論やタスクリストを冒頭に書き込むことでミーティングの終了と議事録が完成してしまいます。

さらにミーティング参加者全員がすでに議事録を見られる状態なのでその後にわざわざ共有する必要もありません。時間の有意義な活用に繋がると思います。

定期的に行うミーティングの場合は 1 つのDropbox Paperに毎週の新たな議事録を追加して書いて行くことも可能です。

すると簡単に過去のミーティングで決めたこと、話したことにミーティング参加メンバーはいつでも議事録にアクセス可能なようになります。定例会議の流れが積み重ねられて記録に残るのでとても有意義なものとなると思います。

Googleカレンダーとの連携が便利

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Dropbox PaperはGoogleカレンダーと連携させて使うことも出来ます。ログイン方法などは後に説明しますが設定画面からgoogleカレンダーのアカウントとリンクさせることが可能なのです。さらにはOutlookカレンダーともリンクさせることが出来ます。

さらにカレンダーの予定から今後予定されているミーティングがDropboxPaperの「議事録を作成」の項目に表示されたりこのカレンダーからイベントをリンクしたり議事録を作成したりすることまで出来ます。

またDropboxPaperとカレンダーとのインテグレーション、(日本語だと統一とか統合の意味ですね)によりDropbox Paperがあなたのメールアドレス、基本的なプロフィール情報、連絡先情報にアクセス可能なようにもなります。

リンク一つでドキュメントが共有可能

Dropbox Paperでは文章にリンクを埋め込むことが可能です。さらにDropbox Paperの中の見出しに飛ぶリンクを作ることが可能な機能もあります。まず最初はDropbox Paper内の見出しに飛ぶためのリンクの作り方を解説しましょう。

取得するリンク先にしたい見出しを押した後カーソルを置くと左にリボンのようなマークが表示されます。これをクリックするとこの見出しに飛ぶリンクがコピーされます。

さらにリンク元になるテキストを選びてツールバーを表示します。それから右から 2 番目のリンク作成アイコンを押します。

このようにしてDropbox Paperの中でリンクを作ることが可能です。
Dropbox Paperで作った資料は冒頭に目次を作り目次の指す段落ごとにそれぞれページ内リンクをペーストると見やすくなります。

さらにリンクで共有することで不備や齟齬がある点には他の人から直接コメントしてもらうことができたり関係者がリンクで共有しているので疑問点がある場合や何かを追記したい場合にもコメントしてもらうことが出来ます。

Dropbox Paperは操作が直感的なのですぐに覚えられると思います。チームの共通のノートに好き勝手書き込める感じと言えばいいと思いますか。しかも項目ごとにリンクが貼れてその内容も見ることが出来ます。

Dropbox Paperの使用方法「登録」

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ここまで見てきたDropbox Paperですがいよいよ使用方法について見て行きたいと思います。使用方法がかなり直感的なクラウドサービスですからすぐに慣れて使えるようになると思います。

そして使用方法に慣れた頃にDropbox Paperというクラウドサービスの凄さを実感すると思います。

Googleアカウント、Dropboxアカウントでログインする

まず最初はGoogleアカウントかDropboxアカウントでログインします。皆さんGoogleアカウントは所持していますと思いますか?Androidスマホを使用している人は皆さんアカウントがありますので問題なくログイン可能ですよ。

ちなみにパソコン版の場合はDropbox Paperのウェブサイトで使用する場合が多いかと思います。そのときにChromeFirefoxMicrosoft EdgeInternet Explorer 11Safariというブラウザで使用可能なようです。

その場合GoogleのブラウザであるChromeで使用すると便利かと思います。

googleで登録をクリックするとchromeにログインしているgoogleのアカウントが表示されますので選びてログインしてください。

Dropboxアカウントの作り方

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Dropboxアカウントを作ってDropbox Paperを使用することも出来ます。これからDropbox Paper以外のDropboxのサービスも使用したい場合はDropboxのアカウントも作っていいかもしれません。

本来のDropboxのサービスとはクラウドによるオンラインストレージでした。オンライン上の自分自身自身に割り当てられたストレージに書類や動画などのファイルをアップロードして外出先からそのフォルダにアクセスしたり知人と共有したりするものでした。

Dropbox PaperのサービスとはDropboxクラウドのオンラインストレージとしてのサービスをさらに拡大発展させたもので両者が揃うとさらに便利なサービスになるのです。

上の図のように登録ボタンを押してください。

上記の項目に名前、Eメールアドレス、任煮のパスワードを記入してアカウント作成を押して終了となります。

Dropbox Paperの使用方法「機能」

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Dropbox Paperの使用方法を詳しく見て行きましょう。直感的で分かりやすい操作性なのですぐに慣れると思います。

新規作成をする方法

いよいよDropbox Paperを使用してみます。最初は新規作成をする方法です。直感的な操作が多く難しい操作は殆どありませんので始めてみましょう。

まず、Dropbox Paperへアクセスします。
直接アクセスするか、Dropboxを開いて画面左に表示されるメニューの中から「Paper」を押してアクセスしてください。

表示されたページの左上にある新しいドキュメントを作成をクイックすると新規作成可能です。

タスクの管理方法

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タスクの管理方法とはDropboxPaperのTo-do リストをそれぞれに割り当てるということです。DropboxPaperにやるべきことをリストにしてそれを自分自身自身やメンバーに割り当てて管理していきます。

DropboxPaperに表示されたチェックボックスの横に任意の人に割り当てるタスクを記入します。それからメンバーや自分自身自身を @メンションしてタスクを割り当てます。

もしDropboxPaperに締め切りを追加するには、タスクの横のカレンダーのアイコンを押し、締め切りの日付を選びます。任意の人にタスクを割り当てるたびにその同僚に通知が送信されるので管理しやすいと思います。

割り当て先のユーザーや終了ステータスでリストを絞り込むことも可能です。これらのTo-do リストは Paperモバイル アプリでも表示可能です。

要するに近くにSUさんがいなくてもメールで仕事を割り当てられたことをメールで知らされさらに出先だったとしてもチェックがすぐ出来るわけですね。

ちなみにタスクの期限を設定すると期限の1日前に担当者にメールでお知らせが届きます。またタスクが終了した後にタスクリスト左側のチェックボックスをクリックするとタスクに横線が引かれます。

動画の挿入方法


資料は画像、グラフなどのビジュアル要素を加えて見やすく伝わりやすくした方がいいですよね。DropboxPaperでは簡単に画像を挿入することが可能です。

DropboxPaperにはパソコンに保存している画像もDropbox に保存している画像も簡単に資料に挿入することが可能です。まず 画像を挿入したいエリアにカーソルを合わせます。

それから行の先頭にプラスマークが表示されますのでそれをを押します。すると画像の挿入などのツールバーが表示されます。

上記のように挿入するパソコンに保存している画像を選びアップロードすれば画像がペーストられます。
挿入する画像を選択すれば終了です。

Dropbox Paperに YouTube 、Video などの動画を挿入するのも簡単です。Dropbox Paperに挿入したい YouTube などの動画の URL をDropbox Paperにペーストてみてください。

すると上のように動画が自動的に埋め込まれます。その後再生ボタンをクリックすればDropbox Paperの中で動画が再生されます。

目次の作成方法

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ドキュメントを作成する時に内容が多ければ多いほどほどテキスト量も多くなっていきます。あまりに長いテキストだと目当てのものが見つけるのが面倒になります。

このような場合にhタグを使用した見出しを使用すれば自動で目次を作ってくれるため、共有したときや後でドキュメントを見直すときに効率よく目的のテキストを見つけることが可能です。

このような場合にhタグを使用して見出しを作成すれば自動で行われるので便利です。共有したときや後でドキュメントを見直すときに効率よく目的のテキストを見つけることが可能です。

hタグを使用するときは、適用テキストを選択状態にしてからです。


するとツールバーが表示されますので、この中から「H1」あるいは「H2」を押して、h1タグ・h2タグを作ってください。

画面右端に、線が表示されています。ここにカーソルをあわせると、目次が表示されます。

コメント機能の使用方法

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Dropbox Paperではテキストの一部をハイライト化してコメントを残すことが可能な「コメント機能」も搭載されています。

ただコメントを残せるだけではなく誰がコメントしたのかその事象に対応済みか未対応かなどのステータスを設定できて管理したりします。

また人目で分かったり相手にコメントを通知させたりそのコメントに対して返信を行うことができたりととても高機能なものになっています。

上記のアイコンをクリックするとコメントが返せます。

コメントが返せました。

このようにDropbox Paperを使用してチームで資料を作成したり、さらに修正を行ったりライティングしたりその後に編集を行ったりとこの機能を使用するとチーム内での意思チェックが管理できてとても便利です。

オフラインモードの使用方法

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Dropbox PaperのiOSAndroidアプリはオフラインでアプリを使用することも可能です。オフラインモードとはインターネット環境がない状態でもドキュメントの新規作成やドキュメントの編集、コメントの追加を行うことが可能になっています。

オフラインモード中に行った操作はデバイスがオンラインになったときにクラウド上へ反映されるのでネット環境が無くても業務管理を進められます。

まとめ

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ここまでDropbox Paperのサービスの詳細について見てきました。Dropbox Paperはクラウドによりまるでノートに書き込むようにチームの業務を割り当てたり共有したり可能です。

さらに動画を貼って仕事のイメージが統一できたり議事録をリアルタイムでまとめることで時間の節約にもなります。Dropbox Paperを使いこなせば仕事は今までよりずっと能率的になると思いました。

今まで仕事をする上で一番頭を悩ませていたのは意思の疎通という点でした。お互いに相手が理解していると勘違いしていたり言った言っていないの水掛け論になってしまったりという事も往々にして起こり得ました。

それを防止するにはお互いの緊密なコミュニケーションが不可欠でしたがそのプロジェクトに関わる人間が増えれば増えるほどそれを達成することは難しくなっていきます。

そんな中Dropbox Paperが登場したことによりある意味革命的な変化が起こりました。プロジェクトメンバーが全員で共有するノートが登場したわけです。しかもただのノートではありません。

それぞれが手元に所持しているそのノートは誰かが何か重要なことを書き込めば即座にメンバー全員に共有されるのです。

さらにプロジェクトのヒントになるかもしれない画像や動画を誰かが見つければそれをペーストることで全員の目に入ることになり意識が共有されるのです。しかもそれは同じオフィスに限りません。

東京だろうが大阪だろうがロンドンだろうがどこにいてもDropbox Paperの上で意識を共有可能なのです。