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Gmailのメーリングリスト作成方法!【グループメンバー、Gmailアドレス、パソコン、ailアドレス】

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Gmailメーリングリストの作成方法

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Gmailメーリングリストとは、数人~何十人のグループメンバーにメールを一斉送信するGmailのシステム、また、それぞれが全員とメールでやり取り可能なGmailのシステムです。

もちろん、「To」「Cc」「Bcc」でも同様なことが可能ですが、特定のグループ内で頻繁にメールを一斉送信する必要がある場合は、毎回Gmail送信先を設定するのは手間がかかります。

また、グループ内の参加メンバーが全員にメールを送信・返信可能な点もプロジェクトを進めるうえでこのGmailメーリングリストはとても便利です。

では、Gmailメーリングリストの作り方を実ときに見ていきましょう。

Googleアカウントを取得

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ailアドレスをまだお持ちでないなら、ぜひGmailアドレスを作りましょう。Gmailはとても便利です。

作り人は簡単です。
Googleホームを出し、右上の「Gmail」ボタンを押すと、Gmailアカウントを無料で新規作成することが可能です。Gmailのすべての機能は無料で提供されています。

以前Gmailは、フリーアドレスゆえに信用度は低くみられることも多くありましたが、今のGmailは強固な市民権を得ているとても便利なサービスです。

Gmailアドレスがあれば、Googleの多くのサービスを使用可能なようになります。GmailGoogleカレンダーの予定を連携させたり、GmailアドレスがアカウントとなってGoogleフォトに容量無制限の写真を保存可能なようになります。

GmailアドレスはすべてのGoogleサービスの入口でもあるため、Gmailアドレスを一つ所持しておくことをお勧めします。

上記の通り「Gmail」ボタンから表示された指示の通り進むと、Gmailの作り人は本当に簡単だと納得されることでしょう。

Googleグループを開く

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では、実際にGmailメーリングリストの作り方を見ていきましょう。

パソコンからGmailにログインし、右上のアプリマークを選びます。そうすると、GmailなどのGoogleの代表サービス一覧が表示されます。

ウインドウ下部の「もっと見る」を選択すると、次のページ最下部にGoogleサービス一覧が表示されます。一覧を見るとGoogleサービスの多さに圧倒されます。一覧をずっとスクロールしていきましょう。

この一覧のなかに、「Googleグループ」のアイコンがあります。そのアイコンを押すと、グループ作成・編集画面になります。

Googleグループの設定

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ページ上部の「グループを作成」ボタンを押します。

次の画面で、「グループ名」「グループのメールアドレス」等、参加者にも伝わりやすいグループの情報を設定していきます。

「グループ名」:グループ参加者全員が理解可能なプロジェクト名を自由に設定

「グループのメールアドレス」:自分自身で自由な名前を設定可能。ただし、すでに使用されている文字列はエラーになります。文字を追加するなどして、エラーを回避してください。

「グループの説明」:参加したくなる説明を載せてください。

「グループの種類」:ここでは、メーリングリストの作成ですので、「メーリングリスト」を選択。その他、「ウェブフォーラム」「Q&Aフォーラム」「共同トレイ」などの便利な機能も選択可能です。

「基本的な権限」:トピックの見ること可能な範囲、グループに投稿が可能な範囲、グループに参加可能なユーザの範囲を選択可能。後からも編集可能です。

記入が終わりましたら、画面上部「作成」ボタンを押します。

すると、作成意思チェックの画面が現れますので、押し、「続行」します。

グループメンバーを追加する方法

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これで、グループという枠組みは可能でした。

作りかたは簡単でした。

ここからは、その枠組みに参加してほしいメンバーを追加して、Gmailメーリングリストの作り方をみていきます。

グループメンバーを追加する方法は、主に2つです。

「メンバーを招待して追加する」
「メンバーを直接追加する」

それぞれのGmailメーリングリスト上でのメンバー追加の作り方を見ていきましょう。

メンバーを招待して追加する

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「グループを作成しました」ポップアップウインドウ内の「他のユーザーをグループに招待する」をクリックすると上記の画面が表示されます。

あるいは、その後のグループトップ画面より「マイグループ」選び、「”グループ名”」下の「管理」を押しても表示可能です。

この画面に、招待したいユーザーのメールアドレスと、招待文を記入します。

メールアドレスをコンマ(,)で区切れば複数人まとめて招待可能です。

この方法では、相手が招待を承諾しなければ、グループに追加されません。一週間以内に承認されなければ招待は無効になります。

また、Gmailユーザーではない人をGmailメーリングリストに追加する場合は、以下のメンバーを直接追加するを使用してみてください。Gmail以外のユーザーにはGmail一部機能が使えない場合があります。

メンバーを直接追加する

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「メンバーを直接追加する」場合は、相手の承認は必要ありません。

追加したい参加メンバーのメールアドレスを記入していきます。同じくコンマを使えば、複数人を追加可能です。

メーリングリストに載せたい追加メンバー全員に招待メッセージは必ず送信されます。怪しまれないようわかりやすい招待メッセージを記入しましょう。

メール登録オプションを選び、すべて記入し終わったなら、上部「追加」ボタンを押します。(メールが参加メンバーに送信されます。)

※「追加」ボタンをクリックすると再度意思チェックがポップアップされますので、チェックし「続行」を押してください。

メンバーを承認する

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今回のGmailメーリングリスト作成方法では、「メンバーを招待して追加する」の場合のみ、招待された側が送られてきたメール内の「承認」ボタンを押してもらう必要があります。

管理者側でGmailメーリングリストに載せるメンバーを承認する必要はなく、招待や追加を行ったなら、自動的にメンバーが追加されていきます。

メンバー一覧のチェック方法は、「すべてのメンバー」を押します。現時点でのGmailメーリングリストに追加されたメンバーの一覧をチェックすることが可能です。

メンバーをあとから追加、消去する方法

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Gmailメーリングリストに載せるメンバーを後から追加したい場合は、すべて上の写真の管理画面から編集を行えます。Googleグループトップ画面から「マイグループ」→「”グループ名”」下の「管理」を押し、管理画面を出します。

先ほど解説した2種類の方法も引き続き選択可能です。

Gmailメーリングリストに載っているメンバーの消去は、管理画面内の「すべてのメンバー」をクリックするとメンバー一覧が表示されます。

消去したいメンバーの表示名を押し、上部「消去」ボタンをクリックすることで可能です。

メンバーにメールを送信

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では、追加したGmailメーリングリスト載っている全メンバーにメッセージを一斉送信してみましょう。

マイグループにて、今回作成した「”グループ名”」を選択すると、上部に「新規トピック」ボタンが表示されますので、押します。

そして、件名や本文を記入・編集し、添付ファイルを添付し、「投稿」を押します。

グループのメーリングリストに載っている全員に同じメッセージが一斉送信されたはずです。

メーリングリスト全員宛に一斉送信されたメールの下部には、送信者のみに返信したい場合と、メーリングリストに載っているグループ全体に返信したい場合の方法が記述されていますので、メンバーも送信範囲を選びて返信可能です。

Gmailメーリングリストのユーザーの管理チェック

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Gmailメーリングリストに載っているユーザー全体への権限や管理のチェックは「”グループ名”」トップの管理画面の左画面にメニューがあります。

該当する項目をクリックすることで、細かく変更することが可能です。

また、Gmailメーリングリストに載っている各ユーザーの権限の設定は、「すべてのメンバー」からメンバー一覧を出し、変更したいユーザーをクリックすると、そのユーザーの詳細項目が表示され、そこから変更可能です。

Gmailメーリングリストを作成したが、届かない場合

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実ときにGmailメーリングリストを利用してメールを一斉送信してみたが、自分自身に届かない場合、あるいは、メンバーから届いていないとの訴えがあったとき、どんな原因によるのでしょうか。

自分自身自身にメールが届かない場合

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Gmailメーリングリストを利用して送ったメールが届かない理由として、以下の理由があります。

Gmailメーリングリストからのメールが迷惑メールに振り分けられてしまっている
②登録されたメールアドレスが間違っているる
Gmailメーリングリストで作成したメールの添付ファイルが大きすぎる

まず最初は、①を疑いましょう。

自分自身の迷惑メールフォルダをチェックしましょう。一斉送信されているメールは、迷惑メールに振り分けられやすくなっています。
そして、見つけたなら迷惑メールに振り分けられないような設定に自分自身で調整しましょう。

それでもなければ、②を疑います。

Gmailメーリングリストのメンバー編集権限のあるユーザーにユーザー一覧をチェックしてもらいましょう。

Gmailメーリングリストに自分自身のアドレスが登録されているか、また、正しいかチェックしてもらいます。コンマやドットの位置が違っていることを一覧をチェックすると気づくことがあります。

それでも届かなければ、③も考えます。

Gmailの場合、添付ファイルのサイズ制限は最大25MBです。Gmailに複数のファイルが添付された場合も、合計25MBとなります。

問題は、Gmail以外のすべてのメールサービスが25MBとは限らないために生じます。自分自身のメールサービスがGmail以外の場合、容量をチェックしてみることもおススメします。

また、送信側もたとえGmailの添付ファイル容量が25MBだと知っていても、添付ファイルの容量ぎりぎりにならないようにする、なるべく軽いファイルにするのもマナーのひとつですね。

外部からのメールが届かない場合の設定

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先ほどの①~③も原因として考えられますが、

グループメンバーからメンバー全員宛に返信するときは、

***@googlegroups、com

という、Googleグループ専用メールアドレスに送信する必要があります。

受信したメールの下に、そのアドレスが表記されています。

送信前に、「To」がグループ名になっているかチェックして送信してもらいましょう。

また、そのユーザーに割り当てている権限も見直し、全員への返信時に何か制限をかけていないかもチェックしてみるなら解決する場合があります。

Gmailアドレスユーザーにも一斉送信・メール返信は可能ですが、Gmailメーリングリスト一部機能は、Gmailアカウントを作成したユーザーにしか許可されていません。

Gmail以外のアドレスのユーザーから、「一部の機能が使えない」との意見があった場合には、Gmailを所持している場合にはGmailアドレスを登録し直すか、Gmailアドレスがない場合Gmailアドレスを新規作ってもらいましょう。

そうするなら、Gmailメーリングリスト全機能を使用することが可能なでしょう。

まとめ

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プライベートでは、SNSが一般的になってきた現代であっても、プライベートや特にビジネスでメールサービスは重要です。そのなかでもGmailはとても便利なサービスです。

Gmailメーリングリストは、思った以上に作り人は簡単です。すぐにグループを作成し情報の共有やプロジェクト管理を行うことが可能です。

ぜひ、Gmailメーリングリストを使用するときにこの情報を参考になさってみてください。

また、Gmailメーリングリストを使用しないとしても、Gmailにはまだまだ知らないたくさんの機能が備わっています。

ほかにもGmailには便利な機能が多くあります。

例えば、Gmailの一斉送信のためのラベル機能の作り方と、そのラベル機能を用いてメールを一斉送信する方法(以下Gmail解説リンク有)、Gmailの受信トレイにGmailアドレス以外のメールを受信する方法、Gmailに届いた大量の迷惑メールの中から必要なメールを探す方法、など。多くの機能の作り方がまだまだあります。

是非Gmailのまだ知らない機能を利用して、Gmailがあなたの時短となることを願っています。