漫画の地球儀

gmailの受信メールの振り分け方法!【自動振り分け、フォルダ分け、フィルタ、整理、ラベル】

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gmailで受信トレイにメールがたくさんたまってくると、管理も大変ですし整理が面倒になるのは間違いありません。

そこで、自動振り分け設定をしておけば、メールの管理も楽になります。gmailで受信したメールの自動振り分け設定をもっと上手に活用してみましょう。

gmailの機能のひとつになる受信メールの自動振り分け・仕分け

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仕事やスマホのメールとしても使い勝手のいいgmailですが、メールを管理するのは簡単ではありません。

仕事で使っていると、受信トレイに多くのメールが届きます。どんどんと溜まっていけば、目的のメールはどこにある?などのケースはよくあることです。

手動でフォルダ分けすることはできますが、簡単ではないでしょう。

gmailにはいろいろな機能がありますが、その中でもフィルタとラベルを使って自動振り分け設定をしてみましょう。

メールを自動振り分けできるように設定することで、必要なメールが判別しやすくなります。自動でおこなうため、手動での整理の必要もありません。

gmailの受信メールを自動振り分け・仕分けさせる

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gmailで受信したメールを自動振り分けさせる設定をおこなっていきましょう。

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gmailの画面上部には検索フォームがありますが、右側の下矢印をクリックしていきます。

メールの検索画面が出てくるはずです。


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検索方法としてはメールを送ってきた相手の「From」、宛先をいみする「To」、メールのタイトルにあたる「件名」です。

YouTubeから送られてきたメールを自動振り分けさせる設定をしていきましょう。相手を決めているためFromに「YouTube」と入力します。

検索画面右下に「この検索条件でフィルタを作成」がありますので、クリックしていきます。


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検索条件に対応したメールがソートされて表示されたはずです。再び検索フォームの下矢印をクリックして進めていきます。


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フィルタの条件作成画面が出てきますが、さまざまな条件をつけられるのが重要なポイントです。

メールを自動振り分けしたいため、「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを入れます。

さらに「ラベルを付ける」にチェックを入れたら、「ラベルを選択」をクリックして、どんなラベルを対応させるのか決定しましょう。


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既存のラベルだけではなく、新規のラベルも作成できます。自動振り分けの対象でもあるYouTubeのラベルを選択します。


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「ラベルを選択」のボタンがラベル名に変わったはずです。

確認できたら一番下にある「フィルタを作成」ボタンがありますので、クリックしてみましょう。フィルタが作成されたはずですが、これでメールを自動的に仕分けするようになりました。

既存のメールを見ると振り分けされないと思うはずです。ここで再振り分けをしていきましょう。

「フィルタを作成」ボタンの右側に「~件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」がありますので、チェックボックスをONにします。これで「フィルタを作成」ボタンをクリックしましょう。

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YouTubeから送られてきた既存のメールも専用のラベルに仕分けされたはずです。もちろん、新規で届いたメールは、受信トレイではなく、直接このラベルに入ります。

フィルタとラベルの機能を使えば、受信メールは自動振り分けさせられます。フォルダ分けする管理をすべて任せられるのです。

まとめ

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gmailの振り分けをおこなわせる自動振り分けは大変便利な機能です。

メールが受信トレイで山積みになって処理しきれなくなっても、フィルタとラベルを使って自動振り分け設定をするだけで、自動的にフォルダ分けしてくれます。

メールの整理は格段に楽になるでしょう。使い勝手も大きく変わりますので、メールの整理で困っているときには、ぜひ設定してみましょう!